We hebben het druk. Lange to-do-lijstjes, bomvolle inboxen en veel aan ons hoofd. We weten wel wat we moeten doen, maar we doen niet altijd wat we weten. Waarom? We worden afgeleid door collega’s, appjes en e-mails, waardoor we gaan uitstellen. We willen wel productiever zijn, maar niet tegen elke prijs. Want tja, gezelligheid op het werk is natuurlijk ook belangrijk. In dit artikel krijg je praktische tips tegen afleiding op het werk.
Kletsen of knallen
Ben je voor je gevoel ook de hele dag bezig met het oplossen van andermans problemen? Blijkbaar heeft iemand jou probleemeigenaar gemaakt. Hierdoor kom je nauwelijks toe aan je to do lijstje. Misschien heb je wel een beginnetje gemaakt aan dat document, maar door alle mails en ad hoc verzoeken (heb je even?) keldert je concentratie en doe je uiteindelijk veel langer over die klus. Herkenbaar? Wat zou je nou het liefst willen? Dat die klus geklaard is toch?
Je bent bang dat je iets mist
We willen op de hoogte zijn én blijven. Afleiding op het werk nemen we daarom ook een beetje voor lief. Hoe dat komt? We zijn bang dat we iets missen. Hier is zelfs een term voor, FOMO. Dat staat voor de Fear Of Missing Out. Social media apps zijn zo ontworpen om maximaal onze aandacht op te eisen. Bij elke nieuw bericht krijg je een geluid, led lichtje, trilling of een pushmelding.
En dan treedt er een Pavlov reactie op: je weet dat er een berichtje is. De meesten van ons gaan kijken, want het kan belangrijk zijn. Ik hoor mensen ook vaak zeggen dat ze inkomende werkmail kunnen negeren, maar dat ze na een paar minuten alsnog gaan kijken. De oplossing tegen deze vorm van afleiding op het werk is simpel: Focus aan? Smartphone uit. Zet je smartphone op stil of even in de vliegtuigmodus.
Gezelligheid kent geen tijd
En zeg nou zelf, afleiding van werk is soms toch ook wel lekker? Kletsen met collega’s hoort er toch ook een beetje bij? Gezelligheid kent geen tijd, dus ook geen prioriteit. Aan de andere kant wil je ook meters maken. En dat gaat gewoon niet, niet tegelijkertijd in ieder geval.
Vergelijk het maar met autorijden. Het heeft geen nut om tegelijkertijd gas te geven en op de rem te trappen. Toch gebeurt dit wel op de werkvloer.
Gezelligheid kent geen tijd, dus ook geen prioriteit
En dus gaan we multi tasken
Door de afleiding tijdens werk ga je multitasken. Je verdeelt je aandacht tussen verschillende taken. Hierdoor doe je langer over de oorspronkelijke taak, maak je sneller fouten en gaat je concentratie eraan. Je wordt er overigens ook nog dommer van. Ja echt!
Door al dat heen-en-weer geschakel tussen al die taken zakt je IQ met 10 punten. Gelukkig is het maar tijdelijk. Wanneer wordt afleiding op het werk een probleem? Als jij tegen een deadline aanloopt en je wilt focussen. Als er dán een collega aan je bureau staat dan komt het niet goed uit.
Afleiding op het werk tip 1: concentratiemuziek
Het is lastig om je te concentreren op het werk, zeker als je aan een werkeiland of in een kantoortuin werkt. Ben je net lekker bezig, beginnen je collega’s over hun favoriete Netflix serie. Die kijk jij toevallig ook, dus daar wil je wel over meepraten.
Maar ja, bij afleiding op het werk is het kiezen of delen. Je legt je werk even opzij en vervolgens doe je mee met de discussie over wat de beste Netflix serie ever is (Breaking Bad natuurlijk, dûh!). Als je echt met een concentratieklus bezig bent, dan is het beter dat je niet alles meekrijgt van de werkvloer. Wil je werken zónder afleiding? Zet tijdens de taak even wat concentratiemuziek.
Je kunt hiervoor prima de ‘oortjes’ van je smartphone gebruiken. Nog beter zijn koptelefoons die je oor bedekken. Het állerbeste zijn koptelefoons met noise cancelling. Die filteren de omgevingsgeluiden (zo goed als) weg. Een koptelefoon biedt meerdere voordelen want je hoort geen omgevingsgeluiden (collega’s, koffieautomaat, printers) én je maakt visueel duidelijk dat je even niet gestoord wilt worden.
Afleiding op het werk tip 2: zoek een andere ruimte op
Ben je niet zo van de koptelefoons? Kijk dan of je even in een andere ruimte geconcentreerd kunt werken. Denk aan een spreekkamer, of een leeg kantoor. Gelukkig zijn er steeds meer bedrijven met stilteruimtes. Dit zijn flexplekken waar niet wordt gepraat en getelefoneerd. Ideaal om even die concentratieklus te klaren. Helaas zijn er nog teveel bedrijven waar er bijna geen plek is om geconcentreerd te werken.
Dit zie ik vaak bij midden en kleinbedrijven. Bij afleiding op het werk adviseer ik meestal het volgende: Er is meestal wel een kamertje die als opslag wordt gebruikt. Nou ja, opslag, alle rotzooi wordt daar gewoon neergezet. Wat nou als je daar een speciale stiltekamer van maakt? Het enige wat je nodig hebt is een bureau, een stoel, een stopcontact en een deur die dicht kan.
Afleiding op het werk tip 3: De juiste werkplek
Sinds corona is thuiswerken inmiddels de normaalste zaak van de wereld geworden. Eerlijk is eerlijk, het is niet voor iedereen weggelegd. Ik begeleidde een keer iemand die een keer thuis ging werken. Zijn bureau stond tegen een muur die hij al een héle tijd wilde witten 😱
Als jij iemand bent die thuis alleen maar gaat klussen, dan kun je beter een andere plek zoeken zoals bijvoorbeeld een bibliotheek. Wil je wel een beetje achtergrondgeluid? Zoek dan een (niet al te leuk) koffietentje op.
Afleiding op het werk tip 4: creëer stiltetijden
Wat nou als je op het werk geen stilteruimte kun creëeren, je geen muziekje mag opzetten en je ook niet thuis mag werken? Dan is er nog een laatste optie tegen afleiding op het werk, namelijk: Zoek een andere baan. Nee hoor grapje ;). Wat je dan kunt doen is het volgende:
Spreek met elkaar stiltetijden af. Bijvoorbeeld: elke werkdag dag tussen 10.00 en 11.00 wordt er niets aan elkaar gevraagd en is het stil. Als mensen iets willen vragen, dan noteren ze dat maar eventjes. Het is toch zelden dringend.
Afleiding op het werk tip 5: communiceer pro actief
Natuurlijk moet het ‘wel gezellig blijven’ op het kantoor. Daarom zijn 2 zaken belangrijk: communicatie en dosering. Communiceer pro actief dat je even niet gestoord wil worden. Zeg tegen de collega tegenover je dat je ‘even een half uurtje oordoppen in gaat doen’. Dan weet die collega dat. Kijk, als je niets zegt en je hebt de hele dag muziek op staan, dan weten collega’s niet wanneer ze wél iets aan je kunnen vragen en dat is irritant.
Hetzelfde geldt voor het werken in een andere ruimte. Het is te bizar voor woorden, maar ik hoor regelmatig het volgende: Collega’s die de moeite nemen om een rustige plek op te zoeken worden alsnog opgezocht om een vraag te beantwoorden. ‘Oh, zit je hier? Ja, je nam je telefoon niet op, dus ik ging even kijken waar je was. Zeg, ik heb een kort vraagje…’ En BAM, weg is je concentratie.
Nogmaals, als dit een probleem is, communiceer dan van tevoren dat je even ergens anders gaat werken en dat je niet gestoord wilt worden. Nog beter: blok tijd in je agenda en zet erbij ‘niet storen aub’.
Productiviteit en gezelligheid
Kijk, voor de simpele taken is het geen probleem om je onder collega’s te bevinden. Het wordt echter wel vervelend als je een klus hebt te klaren waar je echt even je focus voor nodig hebt. Dan is het beter om je tijdelijk af te sluiten, met een muziekje op of dat je een andere ruimte op zoekt. Wees proactief met het inplannen van je concentratiewerk en dan hou je genoeg momenten over voor gezelligheid.
Ik ben benieuwd, wie of wat houdt jou het meest van je werk? En welke tip uit het artikel spreekt je het meest aan? Laat het hieronder weten in de comments. Thnx!
