beeldbellen do's and don'ts
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Beeldbellen (do's and don'ts)

Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweet
Share on linkedin
Delen
Share on whatsapp
Stuur door

Beeldbellen biedt vele voordelen als je online wilt vergaderen. Het scheelt reistijd, reiskosten en je hoeft geen vergaderkamer te reserveren. Maar bij beeldbellen moet je meer op technische zaken letten, zoals goed beeld en geluid. In dit artikel krijg je de do’s and don’ts om plezierig te kunnen videobellen. 

Ben je momenteel werkzoekend? Onderstaande tips zijn trouwens ook van toepassing voor videosolliciteren. 

In dit artikel:

Doe een soundcheck

Eerst een paar tips over de techniek. Voordat muzikanten een optreden geven, doen ze eerst een soundcheck. Ze checken of alle kabels goed zitten, of het geluid doorkomt en hoe hard iedereen op elkaar afgestemd moet zijn.

Voor een videovergadering hoef je niet je gitaar te stemmen (tenzij je een gitaarleraar bent die online les geeft ;)), maar check je je geluid voordat je de meeting instapt. 

Je wilt niet dat 12 mensen gaan soundchecken terwijl de vergadering start. Dat levert irritatie op en het kost tijd. Bij Zoom heb je overigens een soundcheck functie. 

Gebruik een headset

Is het geluid soms blikkerig / robotachtig? Het kan liggen aan je microfoon. In onze laptops zit slechts een piepklein microfoontje. 

Het is soms beter om een externe microfoon te gebruiken zodat je mond dichter bij de microfoon zit.

Je kunt hiervoor een USB microfoon gebruiken, de oortjes (koptelefoon) van je smartphone of een headset (koptelefoon met microfoon). 

Let op: het moeten wel oortjes zijn die bij je smartphone worden geleverd. Gewone koptelefoons hebben geen standaard microfoon functie. 

Weet je niet welke microfoon het beste resultaat geeft? Er is maar 1 oplossing, uitproberen. Ik heb laatst met een collega een videocall gedaan waarbij we allebei onze verschillende microfoons hebben getest. Je zult versteld staan van de verschillen in geluidskwaliteit. 

Let op omgevingsgeluiden

Dit ligt in het verlengde van de soundcheck. Het gaat hierbij niet om de microfoon en de koptelefoon, maar om de omgevingsgeluiden. 

Staat er een raam open en heb je last van bouwvakkers aan de overkant? Staat er een wasmachine te piepen omdat die klaar is? 

Ik heb het meegemaakt dat er bij mijn gesprekspartner klusjesmannen bezig waren tijdens het beeldbellen. Dat getimmer en gebonk leidt extreem af.  

Een andere keer hoorde ik tijdens een videovergadering een papegaai (had ook een kanarie of parkiet kunnen zijn) keihard tjirpen op de achtergrond. Alsof iemand de hele tijd rookmelders aan het testen is…naast je oor.   

Zorg voor een goede internetverbinding

Het is voor jou en voor de andere mega irritant als het geluid of het beeld hapert. Heb je geen goede wifi in huis? Maak daar werk van. Er zijn genoeg alternatieven. Bel met je internetprovider en benoem de klacht. Ze kunnen je dan op een ‘rustiger kanaal’ zetten. 

Mijn kantoor is op zolder en het wifi signaal was daar eerst niet goed. Ik heb eerst een wifi repeater geprobeerd, maar daar was ik niet tevreden over. Om deze reden heb ik een powerline adapter aangeschaft. Deze geeft het signaal door via het stopcontact. 

Blijft de wifi verbinding onder de maat? Je kunt natuurlijk altijd nog old school een netwerkkabel doortrekken naar de betreffende ruimte.  

Zorg voor een rustige achtergrond

Videobellen vereist concentratie. Zorg ervoor dat de achtergrond zo min mogelijk afleidt. Mensen willen niet de stapel was op de achtergrond zien of een rommelige werkkamer. Kies voor een rustige / neutrale achtergrond. Denk aan een witte muur. 

In het programma Zoom kun je zelfs je achtergrond aanpassen. Je kunt in het programma Skype je achtergrond vervagen. Dat is erg prettig. Wil je weten waar je nog meer mee kunt beeldbellen? Check dan ook dit artikel. 

videobellen skype achtergrond
Beeldbellen Skype: normaal
videobellen skype achtergrond II
Beeldbellen Skype: mijn achtergrond vervagen

Minimaliseer afleiding

Probeer met alle aandacht bij het beeldbellen te zijn. Tijdens het videobellen ziet niemand wat je op een laptop aan het doen bent. Het is verleidelijk om je mail te checken tijdens de online vergadering. Zet je smartphone op stil of in vliegtuigmodus en sluit tabbladen die je niet gebruikt.

Gebruik een laptop

Bij videobellen is het het prettigst als iedereen een laptop gebruikt. Waarom? Bij het gebruik van een laptop is het beeld horizontaal en bij een smartphone verticaal. Het oogt fraai wanneer er 1 persoon zijn smartphone gebruikt om te videobellen tijdens een vergadering. 

De beeldverhouding is anders en daarnaast is een laptop gebruiksvriendelijker als je ook wilt chatten met anderen of documenten wilt bekijken. 

Zet de camera op een goede hoogte

Het is vervelend wanneer je naar iemand kijkt waarvan het beeld beweegt. Het is daarom niet ideaal om met de laptop op schoot of met de smartphone in de hand te beeldbellen. 

Gebruik een laptop of plaats de smartphone in een goede houder. Daarbij is het het fijnst om de camera op ooghoogte te hebben, zodat anderen jou niet ‘van onder’ aankijken (hallo onderkin). 

Plaats de laptop op een harde ondergrond en gebruik een standaard of een stapel boeken.

Zorg voor goed licht

Let overdag op voor tegenlicht. Dat betekent dat je met je camera richting het raam zit. Dan word je gezicht een donkere vlek. Ga ook weer niet in de volle zon zitten, want dan is het beeld overbelicht. 

Komt de zon van de zijkant? Dan kan het gebeuren dat de ene helft van je gezicht overbelicht is en de andere helft van je gezicht onderbelicht. Het is het beste dat je het daglicht van voren op je gezicht krijgt. 

Heb je ’s avonds een online vergadering? Zorg dat je gezicht belicht is. Bij slechte verlichting wordt het beeld heel korrelig en dat is niet prettig om (lang) naar te kijken. 

Ga niet ónder een spotlamp zitten, want dat belicht alleen de bovenkant van je gezicht en niet de voorkant van je gezicht. Experimenteer hiermee. 

Communiceer pro actief

je wilt niet gestoord worden tijdens het videobellen. Communiceer duidelijk naar je partner, kinderen, schoonmaakster of nanny (zie video!) dat je bezig bent. Lees ook mijn artikel over thuiswerken mét kinderen

Wees niet op tijd wees vroeg

Er komt dus best wat bij kijken om het beeldbellen plezierig te laten verlopen. Dit vereist dus wat voorbereiding. Als je meeting start om 13.00 uur, ga dan niet pas om 13.00 uur inloggen. Zorg dat je iets eerder klaar zit. 

Neem zo’n 5 minuten om nog even wat drinken te pakken, desnoods extra bezoek aan de WC. Ga alvast online en check of je wifi het doet. Misschien is de lichtinval niet goed genoeg, of werkt je koptelefoon niet. Kortom wees niet op tijd, wees vroeg

Hanteer ook bij beeldbellen vergaderregels

Voor de rest gelden de normale vergaderregels

  • Heb je elkaar een tijd niet gezien of gesproken? Doe een kort rondje
  • Stel een agenda op (wat is het doel van de vergadering?)
  • Laat elkaar uitpraten (zet je microfoon even uit (mute) als je niet aan het woord bent
  • Zorg dat er altijd iemand de rol van gespreksleider op zich neemt
  • Bewaak de tijd en eindig op tijd

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik verzorg time management training en persoonlijke coaching. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen. Mijn aanpak is praktisch. Alle tips, tools en technieken kun je direct toepassen in de praktijk, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt. 

groepscoaching focus first
nieuw!

Stok achter de deur nodig?

Ken je FOCUS FIRST al? Dit is wekelijkse online groepscoaching. Hier krijg je antwoord op al je problemen met overzicht krijgen, nee zeggen, realistisch plannen en prioriteiten stellen.