clean desk policy
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Clean desk policy
opgeruimd staat netjes

Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweet
Share on linkedin
Delen
Share on whatsapp
Stuur door

Heb je een rommelig bureau? Je bent niet de enige. De tweede maandag van de maand is het zelfs internationale Clean Desk Day (#cleanoffyourdeskday). In het Nederlands noemen we het Ruim je bureau op dag. Wist je trouwens dat een rommelig bureau mensen creatiever maakt? Maar goed, misschien heb je wel last van al die documenten en post its en weet je niet waar je moet beginnen. In dit artikel krijg je praktische clean desk policy tips voor een opgeruimd bureau.  

In dit artikel:

Rommelig bureau

Halverwege de jaren negentig begon ik met mijn eerste baan bij de radio. Het kantoor dat ik deelde met collega’s was een chaotische werkplek. Op het bureau stond een mega grote PC (Windows 95 was net op de markt gebracht) en het lag bezaaid met blaadjes, mapjes, tijdschriften en artikelen.

Onder het bureau hadden we een ladenkast die uitpuilde en we hadden ook nog 2 dichte wandkasten tot onze beschikking. We bewaarden van alles, want het zou wel eens van pas kunnen zijn voor de uitzending.

clean desk policy max radio
Als twintiger werkte ik als producer bij de radio in Hilversum

Clean desk policy

Later werd ik professional in de jeugdzorg. Daar werkte ik in een kantoortuin en hadden we flexplekken. Hier gold een clean desk policy. De belangrijkste documenten bewaarden we in een trolley. Denk aan een ladenkast op wielen die je met een handvat kon verplaatsen. 

Dus als je ’s ochtends op je werk kwam, dan pakte je je trolley en reed je die naar een lege werkplek. Drie keer raden hoe vol die trolley zat. 

Aan het einde van de dag pakte ik mijn documenten en schoof dat zo in mijn trolley. Op een gegeven moment gingen de trolleys eruit en werden er meer kasten geplaatst. We kregen allemaal 1 plank ter beschikking. Je raadt het al, die plank was in no time bomvol.

Opgeruimd bureau?

Sinds ik zelfstandig trainer en coach ben heb ik een eigen werkruimte op zolder. Ik deel de ruimte met mijn vrouw die ook zelfstandig ondernemer is. Ik probeer het ‘kantoor’ en het bureau zo leeg mogelijk te houden. Dat vind ik prettig werken en ik wil het ook opgeruimd houden omdat ik thuis klanten ontvang.

Rommelig bureau, rommelige geest?

Weet je wat Mark Zuckerberg, Steve Jobs, Albert Einstein gemeen hebben? Het zijn allemaal echte sloddervossen. Einstein zei hierover zelfs:

“Als een rommelig bureau staat voor een rommelige geest, waar staat een leeg bureau dan voor?”

Rommelig bureau maakt mensen creatiever

Is het nou zo erg, die stapels? Wat zegt een rommelig bureau? Dat je niet kan organiseren en dat je je werk niet goed doet? Wat voor effect heeft het op jouw werkzaamheden? Hier is onderzoek naar gedaan. En wat blijkt?

Een rommelig bureau heeft ook een functie. Tijdens een van de experimenten bleek dat respondenten in een rommelige ruimte creatiever zijn dan respondenten in een nette geordende ruimte.

Genoeg van rommel op bureau?

Als jij merkt dat je er niet creatiever van wordt en dat je zaken alleen maar aan het uitstellen bent omdat je het overzicht niet hebt, dan is het raadzaam om de rommel op je bureau te organiseren. Hierbij een aantal praktische tips voor een opgeruimd bureau.

Tip 1: Verwerk je input

Ligt je bureau bezaaid met stapeltjes? Ga door je stapels heen en neem bij elk document een keus uit 4 opties

  • Dumpen
    Brochures en oude bonnetjes waar je toch niets mee doet)
  • Doe nu
    Vereist iets een simpele actie? Direct afhandelen)
  • Deponeer 
    Wil je het bewaren als naslagwerk? Verplaats het naar je archief. Nog beter: scan het in, scheelt een hoop papier.
  • Doe later
    Moet je hier nog iets mee? Zet het op je actielijst of plan het in je agenda

Tip 2: Gebruik een bakje of mapje

Heb je een vast bureau? Plaats dan 1 bakje op je bureau en niet meer. Dit is je inbakje. Alles wat hierin gaat, verwerk je volgens de stappen hierboven.

clean desk policy harmonica map

Heb je een flexplek en geldt daar het clean desk principe? Bewaar je documenten dan in een map. Een harmonica map is erg handig. Hierin zitten vaste tabbladen zodat je je documenten van verschillende projecten gemakkelijk kunt ordenen (en terugvinden).

Tip 3: Gebruik 1 takenmanager

Post its, bureauonderlegger, whiteboard en kladblokken zijn allemaal verschillende systemen waar je je to do’s kunt bewaren. Gebruik je veel van dit soort systemen dan raak je al snel het overzicht kwijt. Kies voor 1 eenvoudige takenmanager.

Tip 4: Gebruik 1 notitieboekje

Tijdens een telefoongesprek of een vergadering maak je waarschijnlijk aantekeningen. Stap af van de losse blaadjes en gebruik hiervoor 1 notitieboekje. Je kunt natuurlijk ook digitaal aantekeningen maken op laptop of tablet. Scheelt een hoop papier. Belangrijk: verwerk je aantekeningen regelmatig.

Extra tip: Documenten die je pas later nodig hebt

Wat te doen met documenten die je pas over een tijdje nodig hebt? Clean desk policy opgeruimd bureau sorteermapDenk aan tickets voor een evenement voor over een half jaar. Gebruik hiervoor een sorteermap. Plaats het document in de map bij de betreffende letter en maak een aantekening in je agenda of takenmanager.

Bijvoorbeeld: Je hebt een (papieren) kaartje voor een beurs. Deze kan bij tabblad B. In de agenda zet je bij de dag van de beurs een aantekening: ‘zie B > sorteermap’.

Maak van je digitale bureaublad een clean desktop

Tot zover de clean desk policy tips. Clean desk policy opgeruimd bureau desktop clutterMaar wat dacht je van je beeldscherm, oftewel je desktop? Staat die ook vol met allerlei Word en Excell documenten en snelkoppelingen naar programma’s?

Heb je deze documenten nog steeds nodig? Kijk er eens kritisch naar. Je kunt programma’s ook starten vanuit de menubar onderin je scherm. Dat scheelt weer een hoop icoontjes op je bureau blad.

Windows: Als je met je rechtermuis (Windows) op het icoontje op de menubalk klikt dan zie je gelijk de laatste documenten waar je aan hebt gewerkt.
Mac: Hou ctrl ingedrukt terwijl je op het programma klikt. Klik vervolgens op ‘recente bestanden openen’.

Desktop Disasters

In deze video analyseer ik een rommelige werkplek en geef ik hierbij praktische tips.

Opgeruimd staat netjes

Met deze clean desk policy tips moet het lukken om zowel je bureau als je digtale desktop leeg te houden. Je hebt voor alles een vaste plek, waardoor je a) niets meer kwijt raakt, b) het overzicht bewaart c) veel productiever wordt.

Ik heb 2 vragen voor je: 

  1. Heb jij ook een rommelig bureau die ik mag analyseren en voorzien van tips? Mail dan een foto naar info@mentormax.nl o.v.v. Desktop Disasters
  2. Wat zorgt bij jou voor de grootste rommel op jouw bureau? Laat het hieronder weten in de comments. Thnx!

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik verzorg time management training en persoonlijke coaching. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen. Mijn aanpak is praktisch. Alle tips, tools en technieken kun je direct toepassen in de praktijk, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt.

Anderen bekeken ook:

Papieren agenda of digitale agenda

Papieren agenda of digitale agenda?

We zijn thuis momenteel in een opruimbui. Op zich is het huis redelijk aan kant. Ik kan niet goed tegen rommel, want daar word ik onrustig van. Maar op zolder ligt nog veel oude meuk. Studieboeken, readers, tijdschriften, CD-ROMs en nog veel meer.

Ligt het in de weg? Nee, alles ligt prettig verstopt achter schuifwanden. Daar heb je toch een zolder voor? En toch hebben we de behoefte om te ontspullen.

Lees verder »
rust reinheid regelmaat verhoogt je productiviteit

Rust reinheid regelmaat verhoogt je productiviteit

Rust Reinheid Regelmaat – Deze ken je natuurlijk als de 3 r’en als het om opvoeden gaat. Je kunt deze 3 principes ook toepassen om je productiviteit te verhogen.

In dit artikel krijg je praktische tips voor als je wat minder aan je hoofd wil en behoefte hebt aan wat meer flow in de werkweek.

Lees verder »

Aanbod in training & coaching

druk?

Wekelijks deel ik inspiratie over hoe je je werk slimmer kunt organiseren.

Ruim 300 anderen gingen je voor. Meld je hieronder aan (geen spam, wel waardevolle inhoud)

Productieve groet, Max