Werk je in een kantoortuin, ook wel bekend als een open office? Dan word je waarschijnlijk gék van alle geluiden om je heen. Het is niet voor niets dat de kantoortuin ook wel ‘de hel’ wordt genoemd. Wil je je concentratie verbeteren in de kantoortuin? In dit artikel lees je wat zowel bedrijven als jijzelf kunnen doen tegen geluidsoverlast, zodat je geconcentreerd kunt werken.
Kantoortuin betekenis
Wat is een kantoortuin oftewel een open office? De kantoortuin is in de jaren 60 bedacht in Duitsland. Het was de bedoeling om de communicatie makkelijker en laagdrempeliger te maken tussen collega’s. Als je iemand wilt spreken, dan hoef je niet meer op te staan en naar een ander kantoor te lopen. Die persoon zit nu waarschijnlijk op een paar meter van je vandaan. Dus we kunnen gelijk met deze persoon praten. Het nadeel is natuurlijk dat er nog andere collega’s in de ruimte zitten. En die zitten echt niet te wachten op jullie gesprek. Sterker nog, collega’s ergeren zich dood aan al die omgevingsgeluiden.
Kantoortuin ervaringen
Uit de uitzending Ziek door mijn Werkplek van het tv programma De Monitor blijkt dat geluidshinder (93%) en concentratieverlies (94%) door de werknemers worden genoemd als belangrijkste oorzaken van de klachten. Werknemers ervaren teveel prikkels in de kantoortuin (denk aan rondlopende collega’s). Dit leidt tot voornamelijk tot vermoeidheid (90%). Tachtig procent van de bedrijfsartsen hoort dat de werknemers stress ervaren in een kantoortuin en zestig procent noemt hoofdpijn. Ruim een derde (38%) zegt dat de werknemers burn-out noemen als gevolg van de kantoortuin.
Kantoortuinen achterhaald
Er gaan steeds meer geluiden op dat de kantoortuin niet een productieve werkomgeving is. Sterker nog, kantoortuinen zijn een drama voor de concentratie. Kantoortuin productiviteit, het lijkt een contradictio in terminis. Het is belangrijk om het probleem bij de kern aan te pakken, mits mogelijk. Er zijn een paar opties voor de werkgever:
Open kantoortuin inrichting
Kun je een kantoortuin verbeteren? Zeker. Er valt veel te winnen als het om geluidsoverlast gaat. Ontwerpers die zich bezighouden met akoestiek houden rekening met Absorb, Block en Cover, oftewel ABC. Denk aan goed absorberende panelen tussen de bureaus (en aan de muur en het plafond), stiltekamers die het geluid van buiten blokkeren. Grote planten schijnen ook al goed te helpen tegen het reduceren van geluidsoverlast (en het is ook nog eens goed voor de luchtvochtigheid.)
Activiteit gerelateerd werken
Het probleem met een kantoortuin is dat alle werkzaamheden op dezelfde plek plaatsvinden. Het is vervelend als jij geconcentreerd aan het werk bent terwijl er iemand tegenover je aan het bellen is. Gelukkig is er de afgelopen jaren steeds meer aandacht voor Activiteit Gerelateerd Werken (Activity Based Working). Dit houdt in dat je voor elke specifieke activiteit een aparte ruimte hebt. Dit betekent dat er een ruimte is om te bellen, een ruimte om te vergaderen en een ruimte om geconcentreerd te kunnen werken.
Stiltetijden
Kleinere bedrijven hebben vaak een ruimtegebrek en dan is het lastig om extra ruimtes of stiltekamers te creëren. Een mogelijke oplossing is dat je met elkaar stiltetijden afspreekt. Dat betekent dat er op bepaalde tijden niet gesproken of getelefoneerd wordt. Wat is het beste tijdstip hiervoor? Dat verschilt per team, per bedrijf en per sector. Het is van belang dat je hierover met elkaar gaat. Bepaal dit niet top down.
Wat nou als het bedrijf hier niet open voor staat? Dan zijn er nog altijd maatregelen die je zélf kunt nemen. Hierbij 6 kantoortuin tips.
Concentratie tip 1: muziek
Afleiding op het werk is desastreus voor je productiviteit. Er zijn legio vervelende kantoortuin ervaringen: collega’s die hardop praten, die keihard op hun toetsenbord zitten te rammen, de airco en de printer. Er is veel omgevingsgeluid die je kunnen afleiden. De een is hier gevoeliger voor dan de ander. Kun je niet in een andere ruimte terecht en moet je op je plek in de kantoortuin blijven zitten? Het kan dan raadzaam zijn om concentratiemuziek op te zetten. Hiermee bedoel ik geen kantoortuin muziek in de zin dat dat je Radio 538 aanzet en dat je collega’s hier van kunnen meegenieten. Zet een koptelefoon op en geniet in stilte. Een koptelefoon biedt meerdere voordelen.
- Concentratiemuziek bevordert de arbeidsproductiviteit
- Je sluit je af van omgevingsgeluiden
- Collega’s zien dat je bezig bent en zullen je minder snel storen. Dat scheelt weer ‘nee zeggen‘.
Concentratiemuziek: Bach of Bieber?
Het werkt het best als je van tevoren meldt dat je je even wilt concentreren. Let daar wel bij welke muziek je op zet. Wil je wat meters maken en wil je even knallen? Zet dan je favoriete artiest op. Wil je je echt even concentreren? Dan kun je het best instrumentele muziek op zetten. Techno is ook instrumenteel, maar iets te heftig. Perfect om meters te maken, maar als je je wilt concentreren zet dan rustige muziek op. Op Spotify heb je een goede concentratiemuziek afspeellijsten. Owja, het is belangrijk dat je niet de hele week die doppen in hebt. Collega’s kunnen gaan denken dat er iets mis met je is.
Binaural beats – voor als je niet van muziek houdt
Misschien vind je muziek niet fijn. Je kunt ook kiezen voor focus ‘geluiden’. De afgelopen zijn jaren zijn binaural beats steeds populairder. Wikipedia zegt hierover dat Binaural beats een technologie is die twee verschillende tonen genereert, een toon voor het linkeroor en een andere toon voor het rechteroor. Het kleine verschil tussen de twee tonen zorgt ervoor dat het brein een derde toon genereert als een zweving van de twee verschillende (maar op elkaar gelijkende) tonen in het linker- en rechteroor. Deze derde toon wordt de binaural beat genoemd. Je hebt binaural beats met verschillende frequenties en dus ook verschillende gemoedstoestanden.
- Delta: 0 – 4 hertz – diepe slaap, helend
- Thèta: 4 – 8 hertz – meditatie, diepe ontspanning
- Alfa: 8 – 14 hertz – stressverlagend, beter leren
- Bèta: 14 – 30 hertz – focus
- Gamma: 30 – 100 hertz – waakzaam, hoog bewustzijn, geheugen
Noise cancelling koptelefoon
Nu we het toch over koptelefoons hebben. Probeer eens een noise cancelling koptelefoon. Deze ‘stilte koptelefoon’ filtert de omgevingsgeluiden weg. Ideaal voor in de kantoortuin, of voor in het vliegtuig. Ze zijn niet goedkoop, maar het is de investering dubbel en dwars waard. Het is niet zo dat je helemaal niets meer hoort als je de koptelefoon op hebt, maar de omgevingsgeluiden zijn behoorlijk gedempt. Heerlijk!
Concentratie tip 2: thuiswerken
Ok, dus de kantoortuin werkt niet. Het beste alternatief voor kantoortuinen? Sommige professionals verzetten bergen werk wanneer ze thuis werken. Waarom? Je wordt niet gestoord en je hebt geen reistijd dus je hoeft je geen zorgen te maken over te laat komen. Bij sommige bedrijven wordt thuiswerken niet gestimuleerd, maar sinds Corona weten we allemaal dat thuiswerken een goed alternatief is voor de kantoortuin. Thuiswerken moet wel bij je passen. Het is niet de bedoeling dat je huishoudelijke klusjes of aanwezige gezinsleden je van het werk houden. Het werkt natuurlijk niet als je een deadline hebt en dat jij wasjes gaat draaien. Kun jij je thuis veel beter concentreren dan op het werk? Bewaar de concentratie klussen dan lekker voor dat dagje thuiswerken.
Concentratie tip 3: kies het beste tijdstip
Wanneer is het het rustigst op je werk? Meestal is dat op woensdag en vrijdag. Plan de klussen waar je echt je concentratie voor nodig hebt dan op die momenten. Hou hierbij ook rekening met de uren wanneer jij het meest productief en creatief bent. Met andere woorden, wat zijn jouw gouden uren, jouw prime time? Ben je een ochtendmens? Zorg voor een goede dagindeling en plan die klus dan in om 9.00 uur (en niet om 16.00 uur!).
Concentratie tip 4: kies de beste plek
Zijn er nog andere plekken waar je je even terug kan trekken? Denk aan een spreekkamer, een stilte kamer of een vergaderzaaltje. Zet in je agenda dat je ergens anders aan het werk bent en dat je niet gestoord wilt worden.
Concentratie tip 5: alternatieve plek
Is thuiswerken geen ideale optie? Is muziek een no go op het werk? Dan stel ik voor dat je dat bureau in de hoek van de kantoortuin pakt. Zorg ervoor dat je met je gezicht naar de muur kijkt en met je rug naar je collega’s zit. Dat scheelt in ieder geval dat je je collega’s niet ziet. Een ander voordeel hiervan is dat wanneer collega’s de werkvloer op lopen, ze jou niet als eerste aanspreken.
Concentratie tip 6: leg je smartphone weg
Bovenstaande tips zijn helaas nodig om je te kunnen concentreren op de werkvloer. Er is nog 1 cruciale stoorzender die nog niet genoemd is. Je kunt je wel afzonderen door in een andere ruimte te zitten of door een muziekje op te zetten. Echter heeft dit allemaal weinig nut als je de hele tijd wordt afgeleid door je smartphone. Zet je notificaties uit en zet hem op stil. Zelfs dat blijkt tegenwoordig niet genoeg.
FOMO – the fear of missing out
We zijn zo benieuwd of er nieuwe berichtjes / appjes zijn bijgekomen dat we constant onze telefoon checken. We zijn ook bang dat we iets missen. Dit verschijnsel heet ook wel FOMO, the Fear Of Missing Out. Het schijnt zelfs zo te zijn dat wanneer je je telefoon in het zicht hebt, dat je dan sneller gaat kijken dan wanneer de telefoon uit het zicht is. Het maakt dus niet heel veel uit als je je telefoon in het zicht hebt en dat die op stil staat. Je gaat op een gegeven moment toch kijken. Kwestie van aangeleerd gedrag. Dus, als je een concentratieklus te doen hebt, leg je smartphone dan weg, in je jas, tas of kast.
Kantoortuin concentratie
Concentratie en kantoortuin, het is geen gelukkig huwelijk. Je kunt er gelukkig wel wat aan doen. Hierbij nog even de tips op een rijtje.
- Zet een koptelefoon op (met instrumentele muziek of binaural beats)
- Werk af en toe thuis
- Hou rekening met het beste tijdstip en jouw prime time
- Zoek een stilteplek op
- Kies een bureau waarbij je met je gezicht naar de muur zit.
- Leg je smartphone weg (in je jas, tas of kast)