De allerbeste e-mail tip

De allerbeste e-mail tip die ik je kan geven

Word je gek van je inbox? Laat je je constant afleiden door nieuwe mails? Krijg je hierdoor de concentratie van een goudvis en kom je niet aan je overige werk toe? In dit artikel krijg je van mij de allerbeste e-mail tip die ik je kan geven. 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Multitasken

Ik hoor vaak dat mensen graag non-stop bereikbaar willen zijn. Ze zijn bang dat ze iets missen en daarom staat Outlook de hele dag open. Men denkt dat men effectief is door te multitasken.

Het tegendeel is echter waar. Als je bijvoorbeeld aan een document werkt en tussendoor e-mails afhandelt (of telefoontjes of je lunch), dan doe je uiteindelijk lánger over het afmaken van het document.

En weg is je focus

Elke afleiding (inkomende e-mail) gaat ten koste van je focus en daardoor doe je langer over de taak waar je eerst mee bezig was. Een vergadering is eigenlijk maar een van de weinige taken waar een tijd aan is gekoppeld (ook al loopt het vaak uit). Waarom niet in vaste blokken je e-mail checken? De allerbeste tip die ik ooit hierover las was dit:

Check een beperkt aantal keren per dag je e-mail

Cluster je mail

Het werkt zo.

  • Je checkt op een paar vaste momenten van je werkdag je e-mail.
  • Zorg ervoor dat je in dit blok alleen je mail checkt
  • Pleeg geen telefoontjes tussendoor (want dan ben je weer aan het multitasken)
  • Als je klaar bent, dan sluit je je mailprogramma af.

Hierdoor behoud je je focus en lukt het je om alle mail te verwerken.

Afkicken

Het was voor mij even wennen. Ik had een gewoonte gecreëerd om continue mijn mail te checken.

Ik was sneller afgekicked dan ik had gedacht.

Waarom? Het pakte enorm goed uit. Ik startte de dag met het afwerken van mijn to-do lijstje (niet meer dan 5 taken). En dit vond ik het meest bevredigend: Rond 11.00 uur was ik al klaar met belangrijkste taken! Wat een heerlijk gevoel gaf dat! Om 11 uur checkte ik dus pas voor het eerst mijn e-mail.

Auto-reply

Het is natuurlijk heel vervelend als mensen je gaan bellen of naar je toe komen om te vragen of je die ene mail al hebt gelezen. Communiceer naar ze dat je 2x per dag je mail checkt.

Je kunt zelfs een standaard autoreply tekst sturen waarin je dit aangeeft. Zet er ook gelijk de reden bij. Dat je bijvoorbeeld op deze manier veel productiever bent en een betere kwaliteit levert. Tim Ferriss, auteur van The 4 Hour WorkWeek heeft een paar voorbeelden van een effectieve auto reply).

De allerbeste e-mail tip 

De kunst van e-mailen is om dit dus in blokken te doen. Bepaal voor jezelf het aantal keren dat je je mail wilt checken op een dag. Zorg er dan voor dat je je mailprogramma uit zet als je klaar bent met mailen. Sluit je mailprogramma af en ga verder met je andere taken.

Behoefte aan ondersteuning?

TO THE MAX

Persoonlijk coachtraject inclusief online programma
1:1

MAXIMAAL PRODUCTIEF

Eendaagse team training
team

Lees ook:

Mentormax.nl - cirkel van invloed vergroten

Cirkel van invloed vergroten

Heb je problemen op het werk? Is er miscommunicatie? Werken regels niet? Gaat alles te langzaam en te bureaucratisch? Hoe ga je daar mee om?

www.mentormax.nl probleemeigenaar

Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als

Mentormax.nl lastig gesprek voeren

Lastig gesprek voeren

Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt