De allerbeste e-mail tip die ik je kan geven
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

De allerbeste e-mail tip
word weer de baas over je inbox

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Word je gek van je inbox? Laat je je constant afleiden door nieuwe mails? Krijg je hierdoor de concentratie van een goudvis en kom je niet aan je overige werk toe? In dit artikel krijg je van mij de allerbeste e-mail tip die ik je kan geven. 

In dit artikel:

Multitasken is een mythe

Ik hoor vaak dat mensen graag non-stop bereikbaar willen zijn. Ze zijn bang dat ze iets missen en daarom staat Outlook de hele dag open. Men denkt dat men effectief is door te multitasken.

Het tegendeel is echter waar. Als je bijvoorbeeld aan een document werkt en tussendoor e-mails afhandelt (of telefoontjes of je lunch), dan doe je uiteindelijk lánger over het afmaken van het document.

Slechte concentratie

Elke afleiding (inkomende e-mail) gaat ten koste van je focus en daardoor doe je langer over de taak waar je eerst mee bezig was. Een vergadering is eigenlijk maar een van de weinige taken waar een tijd aan is gekoppeld (ook al loopt het vaak uit). Waarom niet in vaste blokken je e-mail checken? De allerbeste tip die ik ooit hierover las was dit:

Check een beperkt aantal keren per dag je e-mail

Mail checken? Doe het in clusters

Het werkt zo.

  • Je checkt op een paar vaste momenten van je werkdag je e-mail.
  • Zorg ervoor dat je in dit blok alleen je mail checkt
  • Pleeg geen telefoontjes tussendoor (want dan ben je weer aan het multitasken)
  • Als je klaar bent, dan sluit je je mailprogramma af.

Hierdoor behoud je je focus en lukt het je om alle mail te verwerken.

Handige Gmail plugin Adios

Ok, minder vaak je mail checken is makkelijker gezegd dan gedaan. Gebruik je G-mail? Probeer dan eens Adios. Dit is een handige tool die er voor zorgt dat je maar 3 x per dag je mail binnenkrijgt.  

Van automatische piloot naar bewust mailen

Het was voor mij even wennen. Ik had een gewoonte gecreëerd om continue mijn mail te checken. Toch moet ik zeggen dat ik sneller was afgekicked dan ik had verwacht. 

Waarom? Het pakte enorm goed uit. Ik startte de dag met het afwerken van mijn to-do lijstje (niet meer dan 5 taken). En dit vond ik het meest bevredigend: Rond 11.00 uur was ik al klaar met belangrijkste taken! Wat een heerlijk gevoel gaf dat! Om 11 uur checkte ik dus pas voor het eerst mijn e-mail.

Verwachtingsmanagement is belangrijk

Het is natuurlijk heel vervelend als mensen je gaan bellen of naar je toe komen om te vragen of je die ene mail al hebt gelezen. Communiceer naar ze dat je 2x per dag je mail checkt.

Je kunt zelfs een standaard autoreply tekst sturen waarin je dit aangeeft. Zet er ook gelijk de reden bij. Dat je bijvoorbeeld op deze manier veel productiever bent en een betere kwaliteit levert. Tim Ferriss, auteur van The 4 Hour WorkWeek heeft een paar voorbeelden van een effectieve auto reply).

Kortom, de allerbeste e-mail tip:

De kunst van e-mailen is om dit dus in blokken te doen. Bepaal voor jezelf het aantal keren dat je je mail wilt checken op een dag.

Zorg er dan voor dat je je mailprogramma uit zet als je klaar bent met mailen. Sluit je mailprogramma af en ga verder met je andere taken.

7 gouden tips voor een opgeruimde mailbox

Last van een overvolle mailbox?

Download dan deze gratis white paper (je hoeft je nergens op te abonneren)

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik train teams en coach individuen in time management. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt.

snel afgeleid?

werken met aandacht

Krijg meer gedaan en haal meer voldoening uit je werkdag. In de gratis e-learning Werken met Aandacht leer je omgaan met zowel interne als externe verstoorders. Vul je gegevens in en je kunt diréct van start.