help mijn cliënt komt weer niet opdagen!
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Help, mijn cliënt komt weer niet opdagen

Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweet
Share on linkedin
Delen
Share on whatsapp
Stuur door

Je cliënt komt weer niet opdagen? Komt je cliënt regelmatig te laat op de afspraak? In dit artikel krijg je praktische tips om er voor te zorgen dat dat je afspraak wél doorgaat én dat de persoon op tijd is.

Inhoud artikel: cliënt niet opdagen

🪑Niet opdagen afspraak

Je hebt tijd en energie gestoken in het maken van de afspraak.

Jij houdt er rekening mee gedurende de dag: je stemt je planning er op af en je zorgt er voor dat je op tijd bent voor de afspraak.

Dan is het heel vervelend wanneer de cliënt niet komt opdagen.

Het is prettig als de cliënt in ieder geval wel op tijd afmeldt. Ok, bij no show gaat je afspraak niet door, maar dan kun je weer verder met iets anders.

Het is frustrerend wanneer cliënten niet komen opdagen en niets van zich laat horen. Het is nog frustrerender wanneer je de persoon ook niet te pakken kan krijgen via de telefoon of appjes.

📅 Zet de afspraak in de agenda

Als je een afspraak maakt en je zet hem in je digitale agenda, deel de afspraak dan met de andere persoon. Hiervoor heb je uiteraard wel zijn of haar mail adres nodig.

Daarbij is het handig dat je bij de afspraak ook een reminder instelt. Op welke tijd stel je de reminder in? Dat hangt er vanaf van hoeveel reistijd de andere persoon heeft.

⏲ Stel een reminder in bij belafspraken

Het is niet fijn om de hele dag gebeld te worden als je bezig bent met andere werkzaamheden. Dan ga je multitasken en dan doe je uiteindelijk langer over de oorspronkelijke taak.

Je kunt dit voor een gedeelte organiseren door pro actief belafspraken te maken. Deze zet ik ook in de agenda.

Voorheen kon ik een belafspraak nog wel eens vergeten, omdat je hiervoor niet op pad hoeft.

Als ik een belafspraak in mijn agenda zet, dan nodig ik de persoon uit voor de afspraak (zie hierboven) en ik stel een reminder in van 10 minuten.

10 minuten werkt voor mij prettig.  Je hebt dan allebei nog genoeg tijd om jezelf voor te bereiden (spullen pakken, kop thee zetten, wc bezoek).

📲 Stuur reminders via Whatsapp

Als ik een afspraak maak met een andere persoon en ik weet niet 100% zeker of de ander zijn afspraken goed noteert of verwerkt dan stuur ik de persoon altijd een WhatsApp bericht.

Hierin zet ik simpelweg wat we hebben afgesproken en wanneer / hoe laat we elkaar de volgende keer weer afspreken.

Dan ben je er in ieder geval van overtuigd dat de andere persoon terug kan vinden wanneer de afspraak is gepland.

Sommige cliënten leven van dag tot dag en kijken niet ver vooruit. Het kan daarom helpen om ze op de dag zelf nog een keer een herinnering te sturen via de mail of WhatsApp.

Zorg dat de toon mild is. Ga niet met hoofdletters en uitroeptekens werken. Het is beter dat je iemand een eenvoudige herinnering stuurt.

Hi Jason, een kleine herinnering. Vanmiddag zien we elkaar om 15.00 uur. We spreken af op kantoor. Tot straks! Groet, Max

🚥 Verwachtingsmanagement

Wanneer je een traject aangaat met een cliënt is het erg belangrijk om jouw verwachtingen uit te spreken van het traject maar ook de verwachtingen van de ander.

Het is logisch dat je cliënt gedurende het traject een motivatiedipje krijgt of zelfs een terugval heeft.

Dit is normaal. Het kan je daarom enorm helpen om aan het begin van het traject alvast een eventuele terugval bespreekbaar te maken zodat de ander weet dat het normaal is.

Het zou heel goed kunnen dat de ander zich bezwaard voelt om zich af te melden omdat die het lastig vindt om zich te verwoorden.

Er kan schaamte in het spel zijn, waardoor iemand een conflict het liefst vermijdt.

Het kan daarom helpen om aan het begin van het traject dit al bespreekbaar te maken en dat je met de cliënt afstemt wat je gaat doen als de persoon een terugval of een motivatiedipje krijgt.

🛑 Onwil of onmacht?

Help, mijn cliënt komt wéér niet opdagen! Hoe komt dat nou toch? Je hebt duidelijk gecommuniceerd dus daar kan het niet aan liggen. Misschien speelt er iets anders.

Is de cliënt niet gemotiveerd of is er sprake van onmacht? Vergeet niet dat plannen en prioriteiten stellen voor velen complexe vaardigheden zijn. (Lees hier meer over executieve functies)

Het zou kunnen helpen om de dagelijkse gang van zaken met de cliënt door te nemen. Wat doet de persoon als er een afspraak komt? Hoe bereidt die zich voor? Waar worden afspraken genoteerd? 

Misschien heeft de cliënt vaker problemen met op tijd komen. Het is ook interessant om uit te zoeken wanneer die persoon wél komt opdagen en wél op tijd is.

Komt de persoon herhaaldelijk te laat?

Laten we zeggen dat je van alles hebt geprobeerd om de persoon te motiveren en om duidelijke afspraken te maken. Dan kan het nog steeds voorkomen dat cliënten niet (of te laat) ten tonele verschijnen.

Als je op deze manier doorgaat dan wordt het gedrag van de cliënt beloond. Wat doet het met jou? Voel je irritatie? Merk je dat jouw motivatie afneemt bij deze cliënt? Dat wil je niet. Het wordt dan tijd om de cliënt feedback te geven. Tijdens dit gesprek kun je de volgende punten bespreken: 

Ga niet zitten jij-bakken en generaliseren (‘Jij komt áltijd te laat’). Hou het bij de feiten en hou het bij jezelf. Hierbij een checklist met voorbeeldzinnen:

  • Hou het bij de feiten 
    Het is nu de 3de keer dat je te laat bent op de afspraak.
  • Benoem gevoel en gevolg
    Dit vind ik vervelend, want hierdoor krijg ik het gevoel dat ik niet serieus word genomen en het belemmert het traject.
  • Geef je grens aan
    Dat wil ik niet.
  • Biedt de cliënt een keuze
    Ik geef je de keuze: Als je te laat blijft komen of niet op komt dagen, dan beëindig ik het traject. Of je komt op tijd en dan kunnen we traject succesvol afronden.

🏴‍☠️ Niet gemotiveerd?

Soms is een cliënt niet meer gemotiveerd voor een traject. Misschien snapt de client niet goed wat de bedoeling is van het traject, of waar je naar toe gaat werken.

Heb je doelen moeten stellen aan het begin? Pak die er nog eens bij. Zijn dat doelen waar de cliënt achter staat?

Zo niet, dan is het vaak trekken aan een dood paard en dan is het niet verwonderlijk dat iemand niet op komt dagen.

Verplaats je in de ander. Wat is de meerwaarde van de cliënt om met jou af te spreken? Wat valt er voor de cliënt te halen? Onderstreep dat tijdens je gesprek.

Spreek sámen af wat je de vólgende keer gaat bespreken en waarom dat belangrijk is. Hiermee vergroot je de intrinsieke motivatie van de cliënt.

📚 Zorg dat je altijd werk bij je hebt

Ik moet eerlijk zijn. Soms komt het me zelfs goed uit als een cliënt niet komt opdagen en de afspraak niet doorgaat. Je hebt direct weer een uur voor jezelf. 

Dan is het natuurlijk wel van belang dat je iets te doen hebt, want anders heb je het gevoel dat je je tijd zit te verdoen. 

Zorg er daarom voor dat je altijd wat werk bij je hebt. Je hebt nu tijd om dat ene verslag af te maken, mails te verwerken of om wat belletjes te plegen.

Tot zover de praktische tips. Ik ben benieuwd welke tip je het meest aanspreekt. Laat het me gerust weten hieronder in de comments. Kun jij of je team extra ondersteuning gebruiken in de communicatie naar cliënten? Neem dan gerust contact met me op. 

mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Over de schrijver

Last van uitstelgedrag? Geen overzicht? Moeilijk om alle ballen in de lucht te houden? Ik verzorg time management training en persoonlijke coaching, zowel online als in company. 

Met mijn aanpak krijg je meer gedaan en haal je meer voldoening uit je werkdag. 

Anderen bekeken ook:

Wat jouw cliënt zo boos maakt

Wat jouw cliënt zo boos maakt

Werk je in de zorg? Maak je het regelmatig mee dat een cliënt boos of gefrustreerd is? Cliënten maken het meestal wel duidelijk op wie ze boos zijn en waarom ze boos zijn.

Weet je ook wát jouw cliënt zo boos maakt? Dat is soms nog best lastig te bepalen. De cliënt weet het zelf ook niet altijd.

Lees verder »
klagende cliënt

Zo stop je een klagende cliënt

Wat doe je met iemand die elk gesprek alleen maar aan het klagen is? Het gesprek kost veel energie en je komt geen stap verder. Soms lukt het je om de persoon te onderbreken en een vraag te stellen. Helaas, voordat je het doorhebt vervolgt hij zijn klaagzang.

In dit artikel krijg je 4 praktische tips zodat je voor altijd weet: zo stop je een klagende cliënt.

Lees verder »

Aanbod in training & coaching

druk?

Wekelijks deel ik inspiratie over hoe je je werk slimmer kunt organiseren.

Ruim 300 anderen gingen je voor. Meld je hieronder aan (geen spam, wel waardevolle inhoud)

Productieve groet, Max