hoe je een project aanpakt
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Hoe je een project aanpakt
het is eenvoudiger dan je denkt!

Share on facebook
Delen
Share on twitter
Tweet
Share on linkedin
Delen
Share on whatsapp
Stuur door

We hebben allemaal te maken met projecten, zowel op het werk als privé. Denk aan een plan van aanpak, een verbouwing, een tentamen, een projectvoorstel etc. We zijn net jongleurs die meerdere ballen in de lucht moeten houden. 

Door de drukte werken we voornamelijk ad hoc en doen we eerder de leuke en makkelijke zaken. De vervelende klussen raken ondergesneeuwd. 

In dit artikel krijg je praktische tips voor hoe je een project aanpakt. 

In dit artikel:

Waarom stellen we projecten uit?

Projecten worden niet gestart of afgemaakt. Keer op keer is er sprake van uitstelgedrag. Uitstelgedrag komt bij iedereen voor. Er zijn meerdere redenen waarom we projecten uitstellen.

  • Het werk is niet leuk
  • Misschien kun je het niet
  • Je bent bang dat het wél lukt. (Want sja, wat moet je dan?!)
  • Hoe ga je het aanpakken? Je hebt geen idee.
  • Je hebt geen goed overzicht van wat er allemaal bij komt kijken.
  • Waar ga je de tijd vandaag halen?

Wat zijn de kenmerken van een project?

Een project bestaat uit meerdere stappen. Hier zit gelijk het probleem. Een project kun je niet doen. 

En als je het project (plan van aanpak) als geheel niet leuk vindt, dan is het geen wonder dat je gaat uitstellen. 

Dit is hoe je een project aanpakt

Nogmaals, een project kun je niet doen, acties kun je wel doen. Bij het voorbeeld van het maken van een Plan van Aanpak: wat je wél kunt doen is een mailtje tikken naar de betreffende persoon met een verzoek om informatie voor je plan van aanpak.

Maak het concreet en verdeel een project in acties en concentratieklussen

Maak geen projectplanning in je hoofd

Waar bewaar je je project? Heb je dat ergens genoteerd of bewaar je het in je hoofd? Het is heel lastig om een planning te maken of prioriteiten te stellen als je met het project in je hoofd blijft rondlopen. Omdat een project zo omvangrijk is, is het heel belangrijk om overzicht te creëren. 

Wanneer je je project uiteen zet in een goede (digitale) takenmanager dan staat alles op 1 plek en hoef je geen zaken meer in je hoofd te bewaren. Je hoofd is geen to do lijst.

Hoofd leegmaken? Doe een gedachtendump

Hoe leeg je je hoofd? Heel simpel, pak een pen en papier of gebruik hiervoor een app als Wunderlist. Schrijf álle taken op die te binnen schieten bij het project. Je schrikt misschien van het aantal taken dat er bij komt kijken, maar het geeft je wel overzicht.

Je leegt je hoofd en alles staat op papier. Voor de een is het confronterend, voor de ander is het rustgevend omdat het uit het hoofd is en genoteerd staat.

Een project in kaart brengen? Maak een mindmap

Je kunt dus overzicht creëren door je hoofd leeg te maken en alles op een lijst te zetten. Soms is een project zo omvangrijk dat het lastig is om het totaalplaatje te  krijgen. Een geweldige manier om het project letterlijk in kaart te brengen, is door het maken van een mindmap. 

Je maakt een bolletjesschema met de projectnaam in het midden en vervolgens kun je allerlei verbindingen maken. Denk aan deelprojecten en alle acties die daaraan gekoppeld zijn. Lees ook dit artikel als je meer wilt weten over mindmaps maken

Lastig om prioriteiten te stellen? Denk aan D.E.R.K.

Hoe ga je de klus klaren als je het geen leuk project vindt? Waar ga je de motivatie en de wilskracht vandaan halen om het af te krijgen? Morgen weer een dag toch? Het antwoord is simpel. Je hebt het project nu onderverdeeld in taken. Vervolgens hanteer je elke dag het D.E.R.K. principe. 

Elke dag begin je met die rotklus. Waarom aan het begin van de dag? Omdat je dan nog de meeste wilskracht hebt. ’s Middags om een uur of 4 wordt het veel moeilijker. Je wilskracht neemt namelijk af gedurende de dag.

Kortom, dit is hoe je een project aanpakt

Nog even de tips op een rijtje voor goed projectmanagement: 

  • Denk niet in projecten, maar in acties
  • Gebruik een digitale takenmanager om je project in uiteen te zetten
  • Zorg ervoor dat je je hoofd leeg houdt. Doe regelmatig een gedachtedump
  • Maak een mindmap als je je project in kaart wilt brengen
  • Doe elke dag eerst de rotklus (DERK).

Gratis taak management checklist

taak management checklist 1

Ik heb voor het gemak een simpel checklistje (1 a4tje) voor je gemaakt die je hieronder gratis kunt downloaden (zonder dat je je ergens op moet abonneren). 

Het is bedoeld om eens kritisch te kijken naar die grote taken die je al een tijdje aan het uitstellen bent. Kies zo’n grote taak en werk die uit in het schema. Succes!

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik verzorg time management training en persoonlijke coaching. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen. Mijn aanpak is praktisch. Alle tips, tools en technieken kun je direct toepassen in de praktijk, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt. 

groepscoaching focus first
nieuw!

Stok achter de deur nodig?

Ken je FOCUS FIRST al? Dit is wekelijkse online groepscoaching. Hier krijg je antwoord op al je problemen met overzicht krijgen, nee zeggen, realistisch plannen en prioriteiten stellen.