We hebben allemaal te maken met projecten, zowel op het werk als privé. Denk aan een plan van aanpak, een verbouwing, een tentamen, een projectvoorstel etc. We zijn net jongleurs die meerdere ballen in de lucht moeten houden. Door de drukte werken we voornamelijk ad hoc en doen we eerder de leuke en makkelijke zaken. De vervelende klussen raken ondergesneeuwd. In dit artikel krijg je praktische tips voor hoe je een project aanpakt.
Waarom stellen we projecten uit?
Projecten worden niet gestart of afgemaakt. Keer op keer is er sprake van uitstelgedrag. Uitstelgedrag komt bij iedereen voor. Er zijn meerdere redenen waarom we projecten uitstellen.
- Het werk is niet leuk
- Misschien kun je het niet
- Je bent bang dat het wél lukt. (Want sja, wat moet je dan?!)
- Hoe ga je het aanpakken? Je hebt geen idee.
- Je hebt geen goed overzicht van wat er allemaal bij komt kijken.
- Waar ga je de tijd vandaag halen?
Wat zijn de kenmerken van een project?
Een project bestaat uit meerdere stappen. Hier zit gelijk het probleem. Een project kun je niet doen, je kunt alleen acties doen. En als je het project (plan van aanpak) als geheel niet leuk vindt, dan is het geen wonder dat je gaat uitstellen. Een Plan van Aanpak kun je niet doen. Wat je wél kunt doen is een mailtje tikken naar de betreffende persoon met een verzoek om informatie voor je plan van aanpak.
Een project kun je niet doen, acties daarentegen wel
Maak geen projectplanning in je hoofd
Waar bewaar je je project? Heb je dat ergens genoteerd of bewaar je het in je hoofd? Het is heel lastig om een planning te maken of prioriteiten te stellen als je met het project in je hoofd blijft rondlopen. Omdat een project zo omvangrijk is, is het heel belangrijk om overzicht te creëren. Wanneer je je project uiteen zet in een goede (digitale) takenmanager dan staat alles op 1 plek en hoef je geen zaken meer in je hoofd te bewaren.
Je hoofd is geen to do lijst.
Hoofd leegmaken? Doe een gedachtendump
Een project in kaart brengen? Maak een mindmap
Lastig om prioriteiten te stellen? Denk aan DERK
Hoe ga je de klus klaren als je het geen leuk project vindt? Waar ga je de motivatie en de wilskracht vandaan halen om het af te krijgen? Morgen weer een dag toch? Het antwoord is simpel. Je hebt het project nu onderverdeeld in taken. Vervolgens hanteer je elke dag het D.E.R.K. principe. Hierbij is de dagindeling van belang. Elke dag begin je met die rotklus. Waarom aan het begin van de dag? Omdat je dan nog de meeste wilskracht hebt. ’s Middags om een uur of 4 wordt het veel moeilijker. Je wilskracht neemt namelijk af gedurende de dag.
DERK = Doe Eerst de RotKlus