Lastig gesprek voeren

Mentormax.nl lastig gesprek voeren

Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt aan de hand is. Daarnaast ben je ook op zoek naar de juiste woorden. In dit artikel krijg je praktische middelen om jouw gedachten op een rijtje te zetten zodat je goed het gesprek in gaat. 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Opzien tegen een moeilijk gesprek op de werkvloer

Klussen die we niet leuk vinden om te doen of die veel tijd in beslag nemen stellen we vaak uit. Het probleem dat je dan krijgt is dat het werk opstapelt. Dat wordt op den duur vervelend of zelfs frustrerend. Wat we ook vaak uitstellen zijn moeilijke gesprekken. Denk aan een lastig gesprek met leidinggevende of collega. Of als je in de zorg of onderwijs werkt dan moet je ook moeilijke gesprekken voeren met ouders. 

Opzien tegen een moeilijk gesprek

Waarom stellen we lastige gesprekken uit? Dat verschilt. Misschien heb je geen zin in discussie of wil je niet de brenger van slecht nieuws zijn. Misschien ben je bang voor hoe de ander gaat reageren of vind je het lastig om de juiste woorden te vinden. Het is daarom niet gek dat mensen opzien tegen een gesprek. In ieder geval, het voeren van een lastig gesprek geeft je geen energie. Sterker nog, het is een energielek. 

Lastig gesprek uitstellen?

Met als gevolg: we voeren het gesprek niet of we stellen het uit tot het laatste moment. We drukken het weg en dat gaat toch knagen. Maar het is net een bal die je onder water probeert te duwen. Als je de bal loslaat dan schiet die gelijk weer naar de oppervlakte. 

Hetzelfde geldt voor lastige gesprekken die je wegdrukt. Het zal toch regelmatig weer te binnen schieten. Zo’n ‘owja’ moment. Maar ja, dan heb je er nog steeds geen zin in. Stiekem hoop je dat je het gesprek niet hoeft te voeren. Misschien lost het zichzelf wel op miraculeuze wijze op!  

Voeren van een gesprek

De pest is, als je het gesprek niet voert, dan kan het probleem of de werkrelatie in de tussentijd alleen maar erger worden. Als je het gesprek nú voert dan kun je misschien nog iets aan damage control doen. Dan kan je nog iets repareren of aanpassen. Als je er te lang mee wacht, dan is het kwaad misschien al geschied en is er geen weg meer terug. Wat te doen? Hierbij een aantal tips. 

1 – Wees voorbereid

Ga niet blanco het gesprek in zonder voorbereiding. Het is super belangrijk dat je van tevoren na hebt gedacht over het gesprek. Wat je gaat vertellen en wat je niet gaat vertellen. Maak onderscheid tussen hoofdzaak en bijzaak. 

Als je dit niet doet, dan maak je misschien nét de verkeerde opmerking of je haalt per ongeluk een oude koe uit de sloot. Je wilt niet dat het gesprek een andere wending krijgt en dat het niet meer gaat over waar het gesprek over zou moeten gaan. 

2 – Maak een mind map

Dit gesprek kun je in je hoofd voorbereiden. Het gevaar is wel dat je gaat piekeren. Als je piekert dan ben je wel bezig bent het onderwerp, maar je blijft er in hangen.  Het is een enorm verschil of je het gesprek in je hoofd doorneemt of dat je het op op papier zet. 

Het maken van een mind map (bolletjesschema) kan hierbij enorm bij helpen. Je zet de persoon of het probleem centraal en eromheen kun je andere bolletjes tekenen met daarin je gedachten, gevoelens, argumenten, oplossingen en procedures. 

Connecting the dots

Het voordeel van het maken van een mind map is dat het uit je hoofd is. Je kunt er nu van een afstand naar kijken. Doordat je het nu visueel hebt gemaakt wordt het  gemakkelijker om verbindingen te leggen die je verhaal kloppender maakt. Zo’n mind map heb je vrij snel gemaakt en kan je enorm helpen ter voorbereiding van jouw verhaal. Het zou zelfs kunnen dat wanneer je zo’n mind map maakt, je tot andere inzichten komt dan wanneer je het gesprek in je hoofd voorbereidt. 

3 – Schrijf het op

Een andere manier om het uit je gedachten uit je hoofd te halen is om het op te schrijven. Dit kan digitaal, maar uit onderzoek blijkt dat schrijven beter is. Gebruik hiervoor je notitieboekje, dagboek of journal. Een journal is een hip woord voor opschrijfboekje. Hier kun je je doelen in opschrijven en bijhouden welke vooruitgang je boekt. Je kunt er natuurlijk ook in opschrijven wat je bezighoudt, wat je voelt en waar je tegenaan loopt. Door het op te schrijven vallen er vaak kwartjes. 

De vraag stellen is hem beantwoorden

Natuurlijk kun je je dilemma ook voorleggen aan iemand anders. Het is fijn om een sparringpartner te hebben. Aan de andere kant, het antwoord zit vaak al in jezelf. Een heel krachtige techniek is jezelf een vraag stellen. Deze vraag noteer je in je journal. Je schrijft gewoon de vraag op waarop je het antwoord wilt hebben. 

Misschien werk je nu samen met iemand en voelt dat niet helemaal lekker. Schrijf dan op in je journal ‘wil ik nog wel verder met deze persoon?’ Door jezelf deze vraag te stellen zul je merken dat het vrij eenvoudig is om de plussen en minnen op te schrijven. 

4 – Praat tegen jezelf

Misschien weet je de argumenten wel en kun je de hoofd en bijzaken goed scheiden. Op inhoudsniveau zit het wel snor, maar je bent er nog niet helemaal over uit. Er ontbreekt nog een puzzelstukje, een missing link. Soms ga je een gesprek in en dan ben je hard op zoek naar de juiste woorden. Heb je het wel eens gehad dat je na het gesprek ontevreden bent? En dan je dan op terugweg diverse gedachten te binnen schieten? Owja, dát had ik moeten zeggen! 

Hart op de tong

Wat hierbij enorm bij helpt is hardop tegen jezelf praten. Dit kan een beetje onnatuurlijk overkomen. Je hoeft het gesprek niet voor een spiegel te oefenen. Je kunt ook door je kamer ijsberen of een wandeling maken in een rustig gebied. Voer het toekomstige gesprek alvast met jezelf. 

Je zult merken dat je tijdens het hardop praten op zoek gaat naar woorden die bij jou passen. Er kunnen woorden, termen of begrippen te binnen schieten waar je nog niet eerder over hebt nagedacht. Het mooie hiervan is, dat je het gesprek al een keer hebt gevoerd. 

Gesprekstechnieken moeilijk gesprek

Hieronder nog even de tips op rij

  • Bereid je goed voor
  • Maak een mind map (bolletjeschema)
  • Schrijf je probleem en de vraag op  
  • Praat tegen jezelf

Wat is de beste manier? 

Wat kun je nu het beste doen als je een lastig gesprek te voeren hebt? Het hangt heel erg van de situatie en de persoon af. Als je heel visueel bent ingesteld dan werkt een mind map heel goed. Ben je echt op zoek naar de juiste woorden dan helpt het om tegen jezelf te praten. Heb je binnenkort een sollicitatiegesprek? Dat is in feite een lastig gesprek voeren met onbekenden. Ook hierbij kunnen bovengenoemde middelen hebben.  

Er zijn vele gesprekstechnieken bij moeilijke gesprekken. In dit artikel gaat het niet zozeer om de feedbackregels of hoe je een slecht nieuws gesprek voert. Het allerbelangrijkste is dat je niet zomaar het gesprek aangaat. Bereid je goed voor, zodat je exact weet wát je wil gaan zeggen en hóe je dat gaat verwoorden.

Behoefte aan ondersteuning?

TO THE MAX

Persoonlijk coachtraject inclusief online programma
1:1

MAXIMAAL PRODUCTIEF

Eendaagse team training
team

Lees ook:

Mentormax.nl - cirkel van invloed vergroten

Cirkel van invloed vergroten

Heb je problemen op het werk? Is er miscommunicatie? Werken regels niet? Gaat alles te langzaam en te bureaucratisch? Hoe ga je daar mee om?

www.mentormax.nl probleemeigenaar

Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als

Mentormax.nl lastig gesprek voeren

Lastig gesprek voeren

Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt