Heb je moeite om ’s middags je focus te behouden? Vind je het lastig om je werk af te krijgen? Ga je aan het einde van je werkdag moe en wat ontevreden naar huis? Met de volgende tips krijg je meer werk af door een betere dagindeling.
Hoe maak je een goede dagindeling?
Waar begin jij je werkdag mee? Een gemiddelde werkdag ziet er zo uit: De kans is groot dat je eerst je e-mail checkt. Je beantwoordt wat mailtjes en je pleegt wat belletjes. Voor je het weet is het half 11 en ga je naar een afspraak of een vergadering. Vergaderingen lopen meestal uit dus als je klaar bent kun je meteen gaan lunchen.
Na de lunch check je weer even je mail. Dan wil je aan dat belangrijke document werken, maar het lukt je niet. Aan het einde van de werkdag heb je misschien nog een bespreking. Daarna ga je met een vol hoofd naar huis. Je bent moe en enigszins onbevredigd. Ook al heb je zoveel gedaan, dat wat je af wilde krijgen is je niet gelukt.
Productieve dagindeling
Wil je echt meer werk af door een betere dagindeling? Ik nodig je uit om je dag anders in te richten. Verplaats taken naar de ochtend of de middag, afhankelijk van het type taak. Wat maakt dat je ’s middags een gebrek aan focus hebt? Je wilskracht en je concentratie is afgenomen. Aan het begin van je werkdag heb je nog wel wilskracht, energie en focus, maar de gouden uren worden vaak verspild aan e-mails, planning en vergaderingen.
Zonde! Dit is wat je kunt doen voor de ideale dagindeling: Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager
Dagindeling ‘s ochtends: maker
In de ochtend heb je nog genoeg concentratie om je te focussen op een document. Je hebt nog genoeg wilskracht om dingen te bedenken. Gebruik de ochtend voor het denkwerk.
Dagindeling voorbeeld ochtend:
- ontwerpen
- schrijven
- brainstormen
- moeilijke dingen uitzoeken
- research
Prioriteiten stellen lastig? Denk aan D.E.R.K.
Ben je een ochtendmens? Dan zul je merken dat je veel sneller je taken af hebt. Het is de kunst om je dag met de moeilijkste taak te beginnen. Dat is die taak waar je meestal geen zin in hebt, waar je tegen aan hikt. Het DERK principe biedt je een mooie ezelsbrug: DERK: Doe Eerst de RotKlus
Dagindeling ’s middags: manager
- afspraken
- reflectie
- losse eindjes
- vergaderingen
- evaluaties
- planning
Wat is een normale dagindeling?
- Ja maar, we vergaderen in de ochtend
- Ja maar, 's ochtends hebben we inloopspreekuur
- Ja maar, 's ochtends hebben we telefonisch spreekuur
Het is lastig om deze bestaande structuur even om te gooien, maar het is niet onmogelijk. Waarom zou je willen vasthouden aan een structuur waarvan jij en je collega's het toch niet efficiënt en / of effectief vinden?
Hoe kan ik mijn dag indelen?
Ik coachte iemand die ook bezwaren zag. Hij had namelijk 1 x per week in de ochtend een werkoverleg met zijn leidinggevende. Ik heb voorgesteld om dit naar de middag te verplaatsen, zodat hij de ochtend kon gebruiken om lastige documenten te lezen en te schrijven.
Tijdens het daaropvolgende gesprek zei hij dat hij nu 's middags het werkoverleg had. En guess what? Zijn leidinggevende vond het ook veel fijner! Laat je niet beperken door vaste structuren. Heroverweeg het, bespreek het met je leidinggevende en zet het op de agenda. Onderschat nooit je cirkel van invloed.
Hoe maak je een dagschema?
Ga de uitdaging aan en gooi het roer om. Het gaat niet zozeer om het managen van je tijd, want het het managen van je energie is veel belangrijker. Ben je een ochtendmens? Denk dan aan D.E.R.K.: doe het schrijf- en tikwerk in de ochtend. Bewaar de vergaderingen en de regelzaken voor de middag.
Verplaats het regelwerk naar de middag en bewaar de ochtend voor het denk en maakwerk. Geen ochtendmens? Geen probleem. Zorg ervoor dat je jouw concentratietaken plant op je piekmomenten. Met deze dagindeling krijg je gegarandeerd meer werk af.
