Mentormax.nl Papieren agenda of digitale agenda

Papieren agenda of digitale agenda?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

We zijn thuis momenteel in een opruimbui. Op zich is het huis redelijk aan kant. Ik kan niet goed tegen rommel, want daar word ik onrustig van. Maar op zolder ligt nog veel oude meuk. Studieboeken, readers, tijdschriften, CD-ROMs en nog veel meer. Ligt het in de weg? Nee, alles ligt prettig verstopt achter schuifwanden. Daar heb je toch een zolder voor? En toch hebben we de behoefte om te ontspullen. 

Marie Kondo & Tiny House

Dit komt mede door de Japanse opruimspecialist Marie Kondo en de opkomst van de Tiny House. Op Netflix heeft Marie Kondo een programma genaamd Tidying Up en in Tiny House Nation zie je hoe Amerikanen hun woning verruilen voor een tiny house. Met deze ‘tiny house mindset’ heb ik op zolder alle kratten en dozen tevoorschijn gehaald en ben ik ze aan het filteren. Veel documenten heb ik bij het oud papier gedaan en wat ik wilde bewaren heb ik ingescand. 

Zakagenda’s uit de nineties

In een ander krat vond ik een hele stapel agenda’s uit de jaren negentig. Op de foto zie je verschillende formaten, variërend van zakagenda tot filofax. Dat is zo’n planner met losbladig bindsyssteem. Ik pakte een willekeurige agenda en begon erin te bladeren. Super leuk om te zien welke concerten ik destijds bezocht en hoe mijn week was ingedeeld. Minder leuk was het om mijn cijferlijst terug te zien…het is een wonder dat ik later nog een universitaire studie heb gedaan. 

Wat te doen met de agenda’s? 

Ik heb vaker opruimbuien gehad (lees: bij elke verhuizing), maar ik liet de agenda’s altijd in de doos. Tot nu toe. Ik heb een digitaal document aangemaakt en alle highlights uit mijn papieren agenda heb ik daarin gezet. Natuurlijk hebben die agenda’s zijn charme en roepen ze allerlei beelden op als je er doorheen bladert. Maar goed, aan de andere kant, het ontspullen geeft me ook een heel bevrijdend gevoel. 

Overzichtelijk en toch ook weer niet

Ik vond het altijd fijn om met een papieren weekagenda te werken. Ik zag in 1 oogopslag hoe mijn week er uit zag. Ik gebruikte de agenda niet alleen voor het maken van afspraken, maar ook voor het inplannen van een concentratieklus. Ik had alleen niet genoeg plek voor mijn to do’s. Dat werd nogal een geklieder. Op een gegeven moment werkte ik met losse to do blaadjes die ik mijn agenda stak, maar dat was ook niet ideaal.

Met de papieren agenda op schoot

Toen we kinderen kregen werd de agenda een stuk drukker. Mijn vrouw en ik moesten nu nog meer op elkaar afstemmen (denk aan het ophalen van de kids bij het kinderdagverblijf). We zaten regelmatig ’s avonds met de papieren agenda’s op schoot om de komende dagen door te nemen. Soms was het ook lastig om een afspraak te plannen omdat ik niet wist hoe de planning van mijn vrouw eruit zag. Daarnaast baalde ik ook van taken die ik moest overschrijven naar de volgende dag omdat ik er niet aan was toegekomen. 

We besloten om over te stappen naar digitale agenda’s. Op elke smartphone staat standaard een agenda, maar ik gebruik Google Calendar. 

10 voordelen van een digitale agenda

Digitale agenda’s bieden veel voordelen: 

  1. Je hebt altijd je smartphone bij je, dus heb je ook altijd toegang tot je agenda
  2. Je kunt agenda’s van anderen toevoegen, zodat het gemakkelijker wordt om iets te plannen
  3. Je kunt reminders instellen, zodat je altijd op tijd bent voor je afspraak
  4. Als je een afspraak met iemand in je agenda zet, dan kun je die ook delen zodat de afspraak direct in de ander zijn agenda belandt (mits die een digitale agenda gebruikt)
  5. Een digitale agenda heeft een zoekfunctie waardoor je alles razendsnel terugvindt.
  6. Terugkerende gebeurtenissen kun je gemakkelijk inplannen door ze te herhalen (denk aan een verjaardag)
  7. Je kunt een locatie toevoegen aan de afspraak, wat weer gemakkelijk is voor onderweg (Google Maps)
  8. Voor verschillende typen afspraken kun je diverse kleuren gebruiken 
  9. Notities kunnen worden toegevoegd 
  10. Bijlagen kunnen worden toegevoegd (denk aan een gespreksverslag van de vorige keer)

Je ziet het, ik ben duidelijk fan van een digitale agenda. 

Mentormax.nl Papieren agenda of digitale agenda II

Planners, meer dan een agenda

Misschien is een digitale agenda niet helemaal je ding, maar laat jouw standaard papieren agenda ook nog te wensen over. No worries, er zijn ook nog alternatieven zoals een papieren planner en bullet journalling. 

Tegenwoordig heb je ook diverse papieren planners zoals de Productivity Planner, Flow Planner en de Structuurjunkie Planner. Deze bevatten niet alleen een kalender, maar bieden ook genoeg ruimte voor notities, reflectie en een dagelijkse takenlijst. De planners zijn meestal ongedateerd dus je kunt erin beginnen wanneer je wilt. 

Mentormax.nl papieren agenda of digitale agenda bullet journal

Bullet Journal

Een rage van de afgelopen jaren is het bijhouden van een Bullet Journal, bedacht door Ryder Carroll. Het is in feite een leeg notitieboek dat je geheel vormgeeft volgens de bullet journaling methode. Carroll introduceert eigen termen als migration, rapid logging, bullets, nesting, signifiers. 

Op het internet zie je talloze verschillende versies van bullet journaling. Het is mooi om te zien dat er ook veel aandacht aan de vormgeving wordt besteed. Denk aan verschillende kleuren, iconen en tekeningen. Elke pagina is bijna een kunstwerk op zich. Doordat mensen zo aandachtig bezig zijn met hun bullet journal wordt het ook wel omschreven als een vorm van mindfulness. Ben je niet zo creatief en heb je een spuuglelijk handschrift? Dan is dit misschien niet geschikt voor jou 😉

Papieren agenda of digitale agenda? 

Is een digitale kalender beter dan een papieren kalender? Voor mij persoonlijk wel, maar voor jou misschien niet. Als je papier prettiger vindt dan adviseer ik wel een planner. Dat is dus een agenda met extra ruimte voor taken, prioriteiten, notities en reflectie. Vind je het heerlijk om creatief bezig te zijn? Dan is bullet journaling misschien iets voor jou. 

Ik hoor regelmatig dat mensen niet de overstap naar digitaal durven te maken, ook al zien ze er wel de voordelen van in. Probeer het gewoon een maand en dan kun je daarna bepalen wat voor jou het beste werkt. 

Let op: ga niet diverse agenda’s, planner en bullet journals door elkaar gebruiken, want dan is het eind zoek. Wil je echt productief zijn, dan is het van belang dat je overzicht hebt. Hierbij geldt: less is more. 

Succes!

Over de schrijver 

Max Ohlenschlager

Ik train teams en coach individuen in slimmer werken. Hierdoor hebben ze minder aan hun hoofd en meer overzicht, kunnen ze realistischer plannen en beter prioriteiten stellen. Mijn aanpak is praktisch. Alle tips, tools en technieken kun je direct toepassen in de praktijk, waardoor je meer uit je werkdag haalt. 

Anderen bekeken ook:

Plaats een reactie