Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als een magneet. Voor je het weet trek je allerlei taken en andermans problemen aan. Dat levert jou als probleemeigenaar alleen maar meer werk op. In dit artikel krijg je praktische time management tips om de grip op het werk te houden.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Heb je even?

Je reageert op elk belletje of appje, schuift aan bij vele overleggen en wil te allen tijde op de hoogte blijven. Je bent een super collega want je bent bereikbaar, beschikbaar en je lost problemen op. Het nadeel: de hoeveelheid werk neemt alleen maar toe. 

Het hoort bij je werk om vragen te beantwoorden. Het wordt een probleem wanneer dit aan de lopende band gebeurt, op momenten dat het jou niet uitkomt. Zo erg dat jij je niet meer kunt concentreren. Je komt geen moment meer in de flow en je komt niet toe aan het werk dat op jouw to-do-lijstje staat. Mensen blijven je maar lastig vallen met kleine ad hoc verzoeken. Het vreemde is, ook al komt het je niet goed uit, je staat de persoon toch te woord. 

Wanneer je teveel verantwoordelijkheid op je neemt in het werk (of in het dagelijks leven), dan kan het op een gegeven moment allemaal teveel worden. Iedereen legt zijn problemen bij je neer en er wordt verwacht dat jij het oplost. Hoe is dit toch zo gekomen? 

Eigen schuld, dikke bult

Blijkbaar heb je dit gedrag beloond. Wat ik hiermee bedoel is het volgende. Als iemand iets bij jou neerlegt en jij pakt het op, dan denkt die ander: ‘Zo, dat is ook weer opgelost.’ Bij een volgend probleem weten ze je weer te vinden. Zo ontstaat er een patroon. Door altijd voor iedereen klaar te staan beloon je het gedrag van de ander (namelijk: problemen bij jou neerleggen). 

Als het gedrag werkt, dan blijven ze dat doen. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Waarom zou iemand zelf nadenken als de ander het toch wel oplost? Waarom geven we toe? Dit kan meerdere oorzaken hebben: 

Pleaser

Misschien ben je een pleaser en vind je het lastig om nee te zeggen. Dan is het niet verwonderlijk dat je to-do-lijst alleen maar groter wordt. Ze weten je namelijk voor elk wissewasje te vinden. 

Micro manager

Misschien ben je een micro manager. Dat is iemand die alles wil monitoren, controleren en dubbel checken. Vaak willen die altijd bij e-mail in de CC worden meegenomen. Je kent vast wel de uitspraak: vertrouwen is goed, controle is beter. De pest is dat je jezelf opzadelt met een berg werk en het is maar de vraag of dit ook goed is voor de werkrelatie tussen jou en je collega(‘s). 

De Homo FOMO

Deze term heb ik zelf bedacht. Dit is de persoon die bang is dat die iets mist. FOMO is een acroniem voor Fear Of Missing Out. Dat is de reden dat we constant onze telefoon en onze mail checken. We willen weten wat er speelt en er zou wel eens iets belangrijks aan de hand kunnen zijn. 

Al die inkomende notificaties op de smartphone geeft ons elke keer een shotje dopamine. Dat vinden we zo lekker dat het behoorlijk verslavend werkt. 

Pietje Precies

Deze persoon lijkt op de micro manager, maar doet dat meer omdat die perfectionistisch is. Veelgehoorde opmerking: “ik kan het maar beter zelf doen, want dan weet ik dat het tenminste (goed) gebeurt.” Dit is lastig voor de andere collega’s die dat niet zijn. Het werk dat zij leveren is vaak niet goed genoeg. 

Je kunt je voorstellen dat dat niet fijn is voor het zelfvertrouwen van je collega’s. Het motiveert ze niet. Ze leveren half werk af, want ze weten dat jij toch wel de puntjes op de i gaat zetten. Lekker makkelijk. En jij maar ploeteren. 

De Redder

Redders trekken werk naar zich toe. Ze staan open voor een ander en vinden het niet erg om extra werk op zich te nemen. Veelgehoorde opmerking: “Als ik het niet doe, wie doet het dan?” 

Wanneer ben je probleemeigenaar?

Zie elke taak als een aapje. Als jij van iemand een taak overneemt, dan springt de aap van zijn naar jouw schouder. De metafoor van een taak als aapje komt van William Oncken Jr. Hij schreef een artikel over monkey management in de Harvard Business Review in 1974. 

De volgende keer dat iemand een grote verantwoordelijkheid bij je neerlegt, wees dan kritisch. Ga je dit aapje accepteren of niet? Met andere woorden: wie is de eigenaar van dit probleem? 

Moet ik dit nu doen? 

Als iemand iets aan jou vraagt en jij ‘gaat het uitzoeken’, dan ben jij de probleemeigenaar geworden’. (Het aapje zit nu op jouw schouder). In sporttermen: de bal ligt bij jou. Vraag daarom eerst door wanneer iemand weer met een verzoek komt. 

Er is een super krachtige vraag die je jezelf bij een verzoek kunt stellen: Moet ik dit nu doen? Het mooie van deze vraag is dat je bij elk woord de klemtoon kunt zetten.

MOET ik dit nu doen?

Moet het echt of is het meer de wens van iemand? Heb je hierin een keus? Wat gebeurt er als je het niet doet?  

Moet IK dit nu doen?

Ben jij degene die de taak moet afhandelen? Hoort dit wel bij jouw functie? Of ben je dan andermans werk aan het doen? Laat men jou niet de probleemeigenaar maken als het niet jouw probleem is. Wat doe je als je een portemonnee op straat vindt? Juist ja, die geef je terug aan de rechtmatige eigenaar. Zo is het ook met taken van een ander. Geef ze terug. 

Moet ik DIT nu doen?

Durf kritisch te zijn. Wat wordt er nu precies aan je gevraagd? Durf door te vragen en neem niet klakkeloos het werk aan. 

Moet ik dit NU doen?

Het verzoek wordt misschien als urgent bij je neer gelegd, maar 9 van de 10 keer is het helemaal geen spoed. Vraag hierop door en check wanneer het écht af moet zijn. 

Moet ik dit nu DOEN?

Maak het onderscheid tussen informatie en actie. Wanneer iemand iets bij jou neerlegt ter info, dan is het aan jou om te bepalen of je er iets mee doet.

Omgaan met verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid dragen is belangrijk, maar teveel verantwoordelijkheid is vermoeiend en daar loop je uiteindelijk op leeg. Je bent geen Atlas en je hoeft de wereld niet op je schouders te dragen. Waak voor de denkfout: “ja maar als ik het niet doe dan…” 

Eigenaarschap stimuleren

Het excuus dat we gebruiken om werk over te nemen is dat de ander nog onervaren is. Wanneer jij werk uit handen neemt van anderen, dan kunnen die personen zich niet verder ontwikkelen. Door kritisch te blijven bij verzoeken wordt het gemakkelijker om te delegeren en om nee te zeggen. 

Hierdoor kun je ook het eigenaarschap vergroten van de ander. Iedereen is en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen werkzaamheden. Zo ontstaat er een win win situatie. Jij bent niet meer reactief bezig met het oplossen van andermans problemen. Je houdt meer tijd over om je te richten op jouw core business. 

Kortom, durf te delegeren, zeg vaker nee en last but not least…bemoei je met je eigen zaken. Laat die aap lekker zitten waar die hoort te zitten.

Moet Ik Dit Nu Doen?

Behoefte aan ondersteuning?

TO THE MAX

Persoonlijk coachtraject inclusief online programma
1:1

MAXIMAAL PRODUCTIEF

Eendaagse team training
team

Lees ook: