Rust reinheid regelmaat verhoogt je productiviteit

Rust

Het klinkt tegenstrijdig, rust en productiviteit. Hoe kun je nou iets bereiken door te rusten? Wanneer je veel aan je hoofd hebt, dan kan je het gevoel krijgen dat je het druk hebt. Stel je voor: je moet nog een document afmaken, die collega terugbellen en je moet nog iets lezen ter voorbereiding op die vergadering. Dit zijn alleen nog maar werkgerelateerde zaken. 

Je hebt waarschijnlijk nog veel meer aan je hoofd, ook privézaken. Denk aan het betalen van rekeningen, een feestje dat je wilt organiseren, een vakantie die je wilt boeken, diverse klusjes in huis zoals het witten van een muurtje of het vervangen van de batterij van de rookmelder.

Wees een leeghoofd

Mensen die hun hoofd als to-do-lijstje gebruiken zullen vaker het gevoel ervaren dat ze het druk hebben. Heb je dan écht druk of ervaar je druk? Het is in ieder geval lastig om overzicht te bewaren als je van alles in je hoofd bewaart.

Hou je hoofd zo leeg mogelijk en gebruik je hoofd alleen om over dingen na te denken. Hoe je dat doet? Simpel: Bewaar geen to-do’s in je hoofd en zet alles op een actielijst.

Luieren, lummelen, lanterfanteren

Mensen die fanatiek sporten weten maar al te goed dat je naast voeding ook goed moet letten op je rust. Wanneer je rust dan herstelt je lichaam. Dat geldt ook voor alle prikkels die dagelijks op ons afkomen via de smartphone, laptop en beeldschermen. Het lichaam heeft pauzes nodig. Het kan helpen om in blokken van 25 minuten te werken en die af te wisselen met korte oplaadmomenten. Deze manier van werken staat ook wel bekend als de Pomodoro techniek. 

Lege batterij

Als je na een werkdag op weg naar huis nog steeds aan het bellen bent en je klapt ’s avonds ook nog ‘even’ je laptop open, dan loopt je batterij langzaam leeg. Het is net als met een smartphone. Hoe intensiever je die gebruikt des te sneller je hem moet opladen. 

Waar zit het probleem? Het zit hem niet zo zeer in dat we te hard werken, maar in dat we te weinig opladen. Probeer meer momenten van ontspanning in te lassen, niet alleen in het weekend, maar ook doordeweeks. Kies het liefst een ‘activiteit’ waarbij je gedachten lekker kunnen afdwalen, zoals wandelen. Kortom, we mogen naast het werk ook meer luieren, lummelen en lanterfanteren. Laatst las ik in een NRC artikel ook de term ontploeteren.

Reinheid

Wanneer je minder aan je hoofd hebt, dan is je hoofd ook lekker opgeruimd. Maar hoe is het met je werktas en je werkplek? Is dat chaos? Ben je vaak zaken kwijt en duurt het lang voordat je iets weer hebt gevonden? Dat kost allemaal tijd en energie. Je hebt vast wel eens gehoord van een clean desk policy. Dit houdt in dat bedrijven de afspraak hebben dat je aan het eind van de werkdag je bureau (vaak een flexplek) weer zo achterlaat als dat je het hebt aangetroffen.

Maar er zijn ook nog genoeg professionals met een eigen bureau. Daar staan vaak meerdere postbakjes op en op het beeldscherm hangen waarschijnlijk meerdere post-its. Het nadeel van bakjes is dat ze volraken, net als met laden en tassen. Op een gegeven moment zie je de ‘rommel’ ook niet meer. Je raakt er aan gewend. Rommel zet je ook niet direct aan tot actie. 

Wil je minder stapels? Verwerk je documenten

Maak eens schoon schip en verwerk al je documenten. Pak die stapel en bepaal wat er mee moet gebeuren. Hiervoor kun je de 5 D’s hanteren.

• Dump
  Ga je er niets mee doen? Dan kan het bij het oud papier
• Doe nu
  Is het 5 minuten werk? Handel het gelijk af
• Deponeer (archiveer)
  Hoef je er nu niets mee te doen, maar is het handig als naslagwerk? Archiveer het. Verplaats het naar een ordner. Wil je gaan voor ‘paper less’? Scan het document dan in en sla het op.
• Doe later
  Is het meer dan 5 minuten werk? Zet de actie op je to-do-lijst of plan het in in je agenda
• Delegeer
  Zit er iets tussen wat eigenlijk niet jouw pakkie-an is? Delegeer deze taak aan de juiste probleemeigenaar.

Owja, is je inbox ook een puinhoop? Met bovenstaande stappen heb je je mailbox in no time naar Inbox Zero. Opgeruimd staat netjes.

Regelmaat

Wat denk je dat lekkerder werkt? Dat je op de dag zelf pas gaat bepalen wat je gaat doen of heb je liever dat er een soort ritme in je werkweek zit? Dat laatste toch? Kijk eens naar je werkzaamheden. Hieronder een aantal tips:

Vind je het lastig om je te concentreren op het werk?
Wanneer is het rustig op het werk? Probeer dan de concentratieklussen op die dag in te plannen.

Heb je veel administratie?
Plan die in op een vaste dag in de week. 

Overleg je veel en is het elke keer weer een gedoe om af te spreken?
Plan vaste dagen in voor je overleggen. 

Ben je een manager of docent en heb je er last van dat men jou de hele tijd van je werk houden met niet urgent zaken?
Plan een wekelijks inloopspreekuur.

Pleeg je veel belletjes?
Kijk eens of je die kunt clusteren en plan belrondes.

Ben je iemand die veel afspraken heeft op een dag en heb je daar geen ritme in?
Plan de afspraken om 9.00, 11.00, 13.00 en 15.00 uur. Reserveer een uur voor de bespreking en dan heb je daarna nog tijd over om je aantekeningen te verwerken, je mail te lezen en je voor te bereiden voor het volgende gesprek.

Wanneer er een ritme in je werkweek ontstaat hoef je minder na te denken over wat je die dag gaat doen. Keuzes maken vereist discipline en dat kost energie. Het is veel fijner om gewoonten te creëren.

De beste dagindeling

Naast een weekritme kun je ook een ritme in de dag creëren.

• Start je werkdag niet met het lezen van e-mail maar focus eerst op je actielijst
• Start elke dag met de rotklus
• Werk in blokken van 30 tot 60 minuten en neem daarna korte pauzes om op te laden
• Doe het denkwerk in de ochtend en het regelwerk in de middag

Rust reinheid regelmaat

Met deze tips over rust reinheid en regelmaat gaat het je lukken om veel productiever te worden. Je zorgt ervoor dat je je hoofd leeg houdt, je hebt overzicht in je werk doordat de boel is opgeruimd en je kunt ritmes in je dag en week gaan creëren.