Time management in de ambulante zorg
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Time management
in de ambulante zorg

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Time management in de ambulante zorg is een dagelijkse uitdaging. Als ambulant hulpverlener ben je altijd op pad, word je vaak gebeld op je telefoon en heb je een hoge caseload. Je hebt wel een planning, maar je weet nooit hoe de dag gaat verlopen. 

Er zijn veel zaken die tussendoor komen waardoor je je eigen planning moet laten varen. Kortom, je hebt het razend druk en je loopt achter de feiten aan, voornamelijk als het om rapportage gaat. 

Dit artikel geeft je praktische time management tips zodat je genoeg aandacht aan je cliënten geeft én dat je bij bent met je rapportage.

In dit artikel:

💊 Personen, papieren, pillen & praten

Je core business is het contact met cliënten. Je bent veel op pad om huisbezoeken af te leggen. Er is een kantoor, maar daar ben je niet vaak. Het contact met je collega’s is kort. Het kantoor is net als een bijenkorf, want iedereen vliegt in en uit. 

📋 Routine Outcome Monitoring

De registratie is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Veel organisaties werken met registratiesystemen als ROM (routine outcome monitoring) om de vooruitgang te meten. Scores moeten behaald worden, want dat hangt weer samen met de financiering. 

De pest is, het moet wel een keer worden gedaan. Hoe meer je uitstelt hoe meer je het gevoel krijgt dat je het druk hebt. Dat geeft stress.

Op het moment dat jezelf hebt voorgenomen om een inhaalslag te doen, zul je net zien dat er een spoedje tussendoor komt. En je weet zelf, om 16:30 uur ga je er ook niet meer aan werken. Waarom is dat eigenlijk? Dat heeft met wilskracht (zelfcontrole) te maken.

📆 De juiste dagindeling

Uit onderzoek van Roy Baumeister blijkt dat je wilskracht gedurende de dag alleen maar afneemt. Daarom is het enorm lastig om later op de werkdag nog aan dat rotrapport te werken. 

Zoals Gerard Joling het zou zeggen: je hebt er gewoon de kracht niet meer voor. En dan heb ik het nog niet eens over je focus gehad.

Concentratie is een schaars goed. En je concentratie is naar de knoppen voordat je er erg in hebt. Wat hierbij kan helpen is een andere dagindeling. Een dagindeling die rekening houdt met je concentratie, je wilskracht en je energie.

Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager.

Met andere woorden: Gebruik de ochtend om bijvoorbeeld je administratie bij te werken en gebruik de middag voor je gesprekken. Je hebt divers papierwerk. Je moet plannen van aanpak maken, indicaties schrijven en dan heb je ook nog inbreng voor werkoverleggen, overdrachten en registratie. 

Gebruik daar de ochtend voor. Eerst even tikken, nadenken of uitzoeken en daarna op pad.

🗜 Cluster taken

Heb je een werktelefoon? Dan is de kans groot dat je daar ook je werkmail op checkt. Je bent altijd gelijk op de hoogte. Het nadeel is dat dat checken van je mail ook enorm afleidt en helemaal niet zo effectief is. Mijn advies: haal je werkmail van je telefoon. Dat geeft rust, want

Dringende mail bestaat niet.

Als het echt niet kan wachten dan bellen ze wel. Creëer een paar momenten op de dag dat je je e-mail checkt. Dat geldt ook voor het plegen van belletjes. Je kunt wel bellen als je in de auto springt op weg naar de volgende afspraak, maar hoe ga je de acties die daar uit voortkomen noteren? Dat moet je dan weer in je hoofd opslaan. Dat is vermoeiend en de kans is groot dat je dingen vergeet. 

  • Plan belrondes in zodat je je er op kan instellen.
  • Zorg dat je je aantekenboekje bij de hand hebt of verwerk je aantekeningen gelijk op je laptop.

🔬 Focus tijdens je bezoek

Hoe lang duren je bezoeken? Zijn die gesprekken efficiënt of loopt het vaak uit? Kom je soms niet aan jouw punten toe omdat de cliënt veel te vertellen of te klagen heeft?

  • Maak gebruik van een agenda.

Bepaal aan het begin van het gesprek waar de cliënt het over wil hebben en wat jouw bespreekpunten zijn. Noem de eindtijd van het gesprek (“we hebben tot 14.00 uur”). Bij het opstellen van een agendaatje kun je gelijk inschatten wat de belangrijkste onderwerpen zijn. 

Natuurlijk is het van belang om contact te maken met je cliënt en om interesse te tonen. Soms kun je ook iets directer zijn.

🔚 Sluit je werkdag goed af

Ben je iemand die zijn werk mee naar huis neemt? Daarmee bedoel ik dat je thuis nog aan je werk denkt? Je herkent het vast wel dat er ’s avonds dan nog iets te binnen schiet. Je had beloofd die mevrouw terug te bellen en dat ben je vandaag in alle haast vergeten. 
 

Dat is toch balen? Dan ben je thuis en dan zit je toch nog met je hoofd bij je werk. Je voelt je er nog rot over ook. Het is daarom van belang dat je je werkdag goed afsluit. Vergelijk je werk met sport. Zorg voor een warming up en een cooling down.

Neem de laatste 10 minuten van je werkdag om alles even door te lopen.

  • Heb je nog to-do’s in je hoofd? Maak je hoofd leeg en schrijf ze op een takenlijst.
  • Waar ben je vandaag niet aan toegekomen? Sta daar bij stil en plan het gelijk weer in op een moment dat je er tijd voor hebt. Want anders vergeet je het en dan blijf je uitstellen.
  • Check je aantekeningen. Zijn die duidelijk? Moet je daar nog iets mee? Staat er een taak op? Schrijf hem op je to-do-lijst. Staat er een grote klus op? Plan hem in je agenda.

🔋 Manage niet alleen je tijd, maar ook je energie

Je dag zit bomvol met afspraken. Je vliegt van hot naar her. Het gevaar hierbij is dat pauzes erbij inschieten. Even snel een broodje eten terwijl je je mail wegwerkt. Ben je iemand die tussen alle afspraken door constant aan het bellen en het mailen is? 

Gun je jezelf tijd om even bij te komen van een afspraak? Dat klinkt zwaar, maar als je de hele dag non stop aan het rennen, bellen en het mailen bent dan is dat gewoon best vermoeiend. 

Dit artikel gaat over time management in de ambulante zorg, maar tijd is niet het enige dat je moet managen. Energiemanagement is hierbij het sleutelwoord. Een paar tips:

  • Plan je pauzes in
  • Eet met aandacht je lunch
  • Wees niet op tijd op afspraken, maar wees vroeg.
  • Sta stil bij wat je energie geeft en wat je energie kost.

EXTRA TIP:  Bewaar de gesprekken met de leukste cliënten voor aan het eind van de werkdag.

🚗 Time management in de ambulante zorg

Nog even de belangrijkste tips op een rij:

  • Wees ’s ochtends een maker, ’s middags een manager
  • Plan belrondes in en check op bepaalde tijden je mail
  • Get to the point: wat is je vraag?
  • Sluit je dag goed af en leeg je hoofd
  • Neem je pauzes, wees vroeg op afspraken en let op je energievreters

📄 Gratis handout

Wil je dit artikel nog eens rustig nalezen, of delen met je collega’s? Ik heb een handige handout van dit artikel voor je. 

Wanneer je je aanmeldt, dan ontvang je ook wekelijks inspiratie in in je inbox.

 







Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik verzorg time management training en persoonlijke coaching. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen. Mijn aanpak is praktisch. Alle tips, tools en technieken kun je direct toepassen in de praktijk, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt. 

Anderen bekeken ook:

werkdruk in de jeugdzorg

Time management tips tegen werkdruk in de jeugdzorg

De werkdruk in de jeugdzorg is al jaren hoog. Door personeelstekorten neemt de caseload toe en is er sprake van veel regeldruk en administratieve lasten. Volgens een enquete door het CBS ervaart 53 procent van de werknemers in de jeugdzorg een hoge tot zeer hoge werkdruk.

Wil je meer voldoening uit je werkdag halen en wat minder geleefd worden? In dit artikel krijg je praktische time management tips tegen werkdruk in de jeugdzorg.

Lees verder »
Wat jouw cliënt zo boos maakt

Wat jouw cliënt zo boos maakt

Werk je in de zorg? Maak je het regelmatig mee dat een cliënt boos of gefrustreerd is? Cliënten maken het meestal wel duidelijk op wie ze boos zijn en waarom ze boos zijn.

Weet je ook wát jouw cliënt zo boos maakt? Dat is soms nog best lastig te bepalen. De cliënt weet het zelf ook niet altijd.

Lees verder »
klagende cliënt

Zo stop je een klagende cliënt

Wat doe je met iemand die elk gesprek alleen maar aan het klagen is? Het gesprek kost veel energie en je komt geen stap verder. Soms lukt het je om de persoon te onderbreken en een vraag te stellen. Helaas, voordat je het doorhebt vervolgt hij zijn klaagzang.

In dit artikel krijg je 4 praktische tips zodat je voor altijd weet: zo stop je een klagende cliënt.

Lees verder »

FOCUS FIRST
online groepscoaching

nieuw!

TO THE MAX
online 1:1 coachtraject