Time management in de ambulante zorg

Time management in de ambulante zorg

Als ambulant hulpverlener ben je dagelijks op pad. Je wordt vaak gebeld op je telefoon en je hebt een hoge caseload. Je hebt wel een planning, maar je weet nooit hoe de dag gaat verlopen. Er zijn veel zaken die tussendoor komen waardoor je je eigen planning moet laten varen. Eenmaal terug op kantoor duik je weer een overleg in.

En als je niet in gesprek bent met collega’s of cliënten, dan ben je bezig met administratie, registratie of verslaglegging. Kortom, je hebt het razend druk en je loopt achter de feiten aan, voornamelijk als het om rapportage gaat. Hoe zorg je er voor dat je genoeg aandacht aan je cliënten geeft en dat je ook bij bent met je rapportage?


In dit artikel krijg je praktische time management tips specifiek voor professionals in de ambulante zorg. Je leert:

hoe je je werkdag goed indeelt

wat het belang is van clusteren

hoe je je focust tijdens een bezoek


hoe je je werkdag afsluit


over het belang van energiemanagement

Tip 1: De juiste dagindeling

Je core business is het contact met cliënten. Om die reden worden er veel huisbezoeken gepland gedurende de dag. Het papierwerk kan hierdoor een lagere prioriteit krijgen. De pest is, het moet wel een keer worden gedaan. Hoe meer je uitstelt hoe meer je het gevoel krijgt dat je het druk hebt.
Dat geeft stress.

Op het moment dat jezelf hebt voorgenomen om een inhaalslag te doen, zul je net zien dat er een spoedje tussendoor komt. En je weet zelf, om 16:30 uur ga je er ook niet meer aan werken. Waarom is dat eigenlijk? Dat heeft met wilskracht (zelfcontrole) te maken.

Wilskracht, concentratie en energie

Uit onderzoek van Roy Baumeister blijkt dat je wilskracht gedurende de dag alleen maar afneemt. Daarom is het enorm lastig om later op de werkdag nog aan dat rotrapport te werken. Zoals Gerard Joling het zou zeggen: je hebt er gewoon de kracht niet meer voor. En dan heb ik het nog niet eens over je focus gehad. Concentratie is een schaars goed. En je concentratie is naar de knoppen voordat je er erg in hebt.

Wat hierbij kan helpen is een andere dagindeling. Een dagindeling die rekening houdt met je concentratie, je wilskracht en je energie.

TIP:
Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager.

Met andere woorden: Gebruik de ochtend om bijvoorbeeld je administratie bij te werken en gebruik de middag voor je gesprekken. Je hebt divers papierwerk. Je moet plannen van aanpak maken, indicaties schrijven en dan heb je ook nog inbreng voor werkoverleggen, overdrachten en registratie. Gebruik daar de ochtend voor. Eerst even tikken, nadenken of uitzoeken en daarna op pad.

Tip 2: Cluster taken

Heb je een werktelefoon? Dan is de kans groot dat je daar ook je werkmail op checkt. Je bent altijd gelijk op de hoogte. Het nadeel is dat dat checken van je mail ook enorm afleidt en helemaal niet zo effectief is. Mijn advies: haal je werkmail van je telefoon. Dat geeft rust, want

Dringende mail bestaat niet.

Als het echt niet kan wachten dan bellen ze wel. Creëer een paar momenten op de dag dat je je e-mail checkt. Dat geldt ook voor het plegen van belletjes. Je kunt wel bellen als je in de auto springt op weg naar de volgende afspraak, maar hoe ga je de acties die daar uit voortkomen noteren? Dat moet je dan weer in je hoofd opslaan. Dat is vermoeiend en de kans is groot dat je dingen vergeet. 

Plan belrondes in zodat je je er op kan instellen.

Zorg dat je je aantekenboekje bij de hand hebt of verwerk je aantekeningen gelijk op je laptop.

Tip 3: Focus tijdens je bezoek

Hoe lang duren je bezoeken? Zijn die gesprekken efficiënt of loopt het vaak uit? Kom je soms niet aan jouw punten toe omdat de cliënt veel te vertellen of te klagen heeft?

Maak gebruik van een agenda.

Bepaal aan het begin van het gesprek waar de cliënt het over wil hebben en wat jouw bespreekpunten zijn. Noem de eindtijd van het gesprek (“we hebben tot 14.00 uur”). Bij het opstellen van een agendaatje kun je gelijk inschatten wat de belangrijkste onderwerpen zijn. Natuurlijk is het van belang om contact te maken met je cliënt en om interesse te tonen. Soms kun je ook iets directer zijn.

TIP:
Stel wat vaker de vraag: “Wat is je vraag?”

Tip 4: Sluit je werkdag goed af

Ben je iemand die zijn werk mee naar huis neemt? Daarmee bedoel ik dat je thuis nog aan je werk denkt? Je herkent het vast wel dat er ’s avonds dan nog iets te binnen schiet. Je had beloofd die mevrouw terug te bellen en dat ben je vandaag in alle haast vergeten. Dat is toch balen? Dan ben je thuis en dan zit je toch nog met je hoofd bij je werk. Je voelt je er nog rot over ook. Het is daarom van belang dat je je werkdag goed afsluit.

TIP:
Vergelijk je werk met sport. Zorg voor een warming up en een cooling down.

Neem de laatste 10 minuten van je werkdag om alles even door te lopen.

  • Heb je nog to-do’s in je hoofd? Maak je hoofd leeg en schrijf ze op een takenlijst.
  • Waar ben je vandaag niet aan toegekomen? Sta daar bij stil en plan het gelijk weer in op een moment dat je er tijd voor hebt. Want anders vergeet je het en dan blijf je uitstellen.
  • Check je aantekeningen. Zijn die duidelijk? Moet je daar nog iets mee? Staat er een taak op? Schrijf hem op je takenlijst. Staat er een grote klus op? Plan hem in je agenda.

Tip 5: Manage niet alleen je tijd, maar ook je energie

Je dag zit bomvol met afspraken. Je vliegt van hot naar her. Het gevaar hierbij is dat pauzes erbij inschieten. Even snel een broodje eten terwijl je je mail wegwerkt. Ben je iemand die tussen alle afspraken door constant aan het bellen en het mailen is? 

Gun je jezelf tijd om even bij te komen van een afspraak? Dat klinkt zwaar, maar als je de hele dag non stop aan het rennen, bellen en het mailen bent dan is dat gewoon best vermoeiend. Energiemanagement is hierbij het sleutelwoord. Een paar tips:

Plan je pauzes in

Eet met aandacht je lunch

Wees niet op tijd op afspraken, maar wees vroeg.

Sta stil bij wat je energie geeft en wat je energie kost.

EXTRA TIP:  

Bewaar de gesprekken met de leukste cliënten voor aan het eind van de werkdag.

Time management in de ambulante zorg

Nog even de belangrijkste tips op een rij:

wees ’s ochtends een maker, ’s middags een manager

plan belrondes in en check op bepaalde tijden je mail

get to the point: wat is je vraag?


 sluit je dag goed af en leeg je hoofd


 neem je pauzes, wees vroeg op afspraken en let op je energievreters


Haal het maximale uit je werkdag

Mentor Max verzorgt training, persoonlijke coaching en online cursussen in slimmer werken. Voor meer informatie bel naar 085-2460093 of vul onderstaand contactformulier in.

%d bloggers liken dit: