werkdruk in de jeugdzorg
mentormax.nl persoonlijke coaching
Max Ohlenschlager

Time management tips tegen
werkdruk in de jeugdzorg

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

De werkdruk in de jeugdzorg is al jaren hoog. Door personeelstekorten neemt de caseload toe en is er sprake van veel regeldruk en administratieve lasten. Volgens een enquete door het CBS ervaart 53 procent van de werknemers in de jeugdzorg een hoge tot zeer hoge werkdruk. Wil je meer voldoening uit je werkdag halen en wat minder geleefd worden? In dit artikel krijg je praktische time management tips tegen werkdruk in de jeugdzorg. 

In dit artikel:

Ervaringsdeskundige in de jeugdzorg

Ik heb zelf jaren in de jeugdzorg gewerkt. Ooit begon ik ‘op de groep’ als pedagogisch medewerker en later werd ik jeugdbeschermer. In laatstgenoemde functie had ik op een gegeven moment erg last van werkdruk. Het contact met cliënten vond ik het leukst en meest uitdagend. Maar er ging helaas veel tijd op aan rapporteren, het opstellen van indicaties en het schrijven van verzoekschriften etc.

Op een gegeven liep ik behoorlijk achter met mijn administratie. Elke keer als ik me voornam om aan mijn rapportage te werken, belde er een bezorgde ouder op of stond er een collega aan mijn bureau. Mijn aandacht ging op dat moment steeds naar de ander waardoor mijn eigen werk werd uitgesteld. 

En zo liep ik steeds meer achter. Ik had constant het gevoel dat ik tijd tekort kwam. Dat was frustrerend en ik haalde minder voldoening uit mijn werk. Kortom, ik ben een ervaringsdeskundige als het gaat om dealen met de werkdruk in de jeugdzorg. 

Time management tips

Gelukkig kwam er een kanteling toen ik me ging verdiepen in time management. Mijn zoektocht begon met de 4 Hour Work Week van Timothy Ferriss. Het is niet een standaard time management boek, maar zijn principes spraken me erg aan. Ik paste de tips toe in mijn werk en kreeg al snel weer de grip terug op mijn werk. 

Het lukte me om prioriteiten te stellen en me te houden aan mijn planning. Met als resultaat: op een gegeven moment hield ik zelfs tijd over. Hieronder deel ik een aantal belangrijke inzichten met je voor het omgaan met de werkdruk in de jeugdzorg. 

Start je dag met overzicht

Duik niet meteen in je mailbox als je je werkdag begint. Ik snap dat je benieuwd bent naar je caseload, maar zodra je de dikgedrukte ongelezen mails ziet, dan wil je gelijk checken, lezen en reageren. Ik hoor vaak dat men wel een to do lijstje gebruikt en dingen in hun agenda inplannen, maar dat ze daar niet op tijd naar kijken. Dat is niet zo gek als je de de hele tijd je mail checkt. 

Je inbox is geen to do lijst. Je hébt namelijk al een to do lijst. Start je dag eerst met overzicht. Neem een paar minuten de tijd om je actielijst en je agenda door te nemen. Hoe ziet je dag eruit? Wat zijn je prioriteiten? Waar moet je aan beginnen? Wat moet af? Wat zijn je buffers? Kortom, als je start met het overzicht, dan begin je voorbereid aan je dag.

Zie mailen als een taak

De meeste professionals laten de hele dag hun mailprogramma aanstaan. Dat is in feite een uitnodiging om gestoord en afgeleid te worden. Zie het verwerken van mail als een taak. Open je mailbox, verwerk je mail en sluit je mailbox af. Dan kun je weer focussen op andere werkzaamheden. Als het écht dringend is dan bellen ze wel.

Zorg voor een goede dagindeling

Destijds zag mijn werkdag er behoorlijk chaotisch uit. Ik vloog de hele dag van hot naar her. Tussendoor probeerde ik wat te mailen en te bellen. En als ik eerlijk ben, de tijd die ik overhield besteedde ik aan mijn rapportage en administratie en dat was niet veel. Geen wonder dat ik mijn rapportage niet bijhield. 

Vaak was mijn concentratie ook al naar de knoppen als ik mijn rapportage moest bijwerken. Dus ja, dan dwalen je gedachten ook weer sneller af. Voordat ik het doorhad was ik weer met andere dingen bezig zoals mailen of kletsen met collega’s. Uit het boek 1 Ding van Gary Keller las ik een tip die mijn workflow radicaal heeft veranderd, namelijk: 

Wees ’s ochtends een maker en ’s middags een manager

Wat hiermee wordt bedoeld is het volgende: doe het denkwerk in de ochtend en het doewerk in de middag. Ik ben mijn agenda anders gaan inrichten en het resultaat was verbluffend. ’s Ochtends maakte ik mezelf minder bereikbaar en beschikbaar en focuste ik me voornamelijk op het schrijven van hulpverleningsplannen en het bijhouden van mijn administratie. 

De middag reserveerde ik voor overleggen, huisbezoeken en belafspraken. Hierdoor ontstond een heerlijk ritme in mijn dag en mijn werkweek. Doordat ik elke ochtend begon met het denkwerk was ik in no time bij met mijn plannen.

Vraag door als het spoed heeft

Ik werkte ooit samen met een gedragswetenschapper. Ze werd gék van alle zogenaamde spoedjes. Ze had een euromunt vergroot uitgeprint en bij iedereen in het postbakje gedaan. Op het blad stond iets in de strekking van: als ik voor ieder spoedje een euro zou krijgen, dan was ik nu miljonair. In de zorg wordt iets vaak als dringend / urgent / crisis of spoed gebracht. Dat is niet zo gek als je in een sector werkt waar sprake is van mishandeling en verwaarlozing. 

Kijk, als er écht een crisis is, dan is het duidelijk dat je direct tot actie moet overgaan. Maar toch: laat je niet gek maken als je een dringend verzoek krijgt. De soep wordt niet zo heet gegeten als dat die wordt opgediend. Blijf kritisch en vraag hierop door. Wanneer moet het écht af? Wanneer heb je écht uiterlijk een reactie nodig? Wie heb je nog meer gevraagd?

Ga voorbereid het gesprek in

Ja ik weet het, dit is een open deur. En toch merk ik dat professionals niet altijd een agenda hebben als ze in gesprek gaan met een cliënt. Natuurlijk is het belangrijk om te weten ‘hoe het gaat’, maar dat is niet genoeg. Je hebt een opdracht en er zijn doelen gesteld. Zorg ervoor dat je te allen tijde het belangrijkste doel voor ogen houdt

Doe je dit niet, dan ben je voornamelijk brandjes aan het blussen. Dan ben je wel bezig, maar niet echt productief. Daarom: maak altijd een agendaatje als je met een cliënt in gesprek gaat. Sterker nog, vraag ook aan de cliënt waar hij of zij over wilt spreken. Stel samen de agenda op en bepaal de volgorde van de bespreekpunten. Op deze manier werk je transparant, werk je samen én wordt het gemakkelijker om de tijd te bewaken.

Wie is de probleemeigenaar?

Iets wat ik in de hulpverlening maar al te vaak zie is dat we teveel overnemen van de cliënt. Hiervoor kan een goede reden zijn: Het is de cliënt een aantal keren niet gelukt en zijn we de taak gaan overnemen. Of we willen het zelf doen, omdat je er dan zeker van bent dat het a) gebeurt en b) goed gedaan wordt. In de HouVast methodiek (speciaal ontwikkeld voor het begeleiden van mensen met een licht verstandelijke beperking) zijn er 3 strategieën: 

  • Eigen Hand – cliënt doet het zelf 
  • Hand in Hand cliënt doet het samen met professional
  • Handje Helpenprofessional neemt het over van de cliënt

Ik wil je vragen om bij elke cliënt eens stil te staan bij wat jij allemaal hebt overgenomen (denk aan belletjes met instanties). Kijk eens kritisch naar je takenlijst. Zitten er taken bij die de cliënt zelf weer kan oppakken of zijn er taken die jullie eerst eens samen moeten oefenen? Kortom, wees bewust van wie de probleemeigenaar is en wie de probleemeigenaar zou moeten zijn.

Efficiënter rapporteren

Er zijn nog genoeg professionals die een gesprek met een cliënt pas ná het gesprek gaan uitwerken. Dit is vaak hoe het gaat: Tijdens het gesprek heb je wat aantekeningen gemaakt en vervolgens vlieg je door naar de volgende cliënt. Onderweg pleeg je nog wat telefoontjes. Aan het einde van de dag heb je veel aantekeningen gemaakt en heb je waarschijnlijk ook een vol hoofd

Vervolgens moet je alle aantekeningen, to-do’s en gedachten nog een keer gaan uitwerken. Wanneer ga je dit doen, eenmaal terug op kantoor? Als je op kantoor bent dan word je tijd waarschijnlijk weer opgeslokt door mail, telefoontjes en verzoeken van collega’s. 

Het is efficiënter om je aantekeningen tíjdens het gesprek te verwerken. Ja, dat betekent dat je tijdens het gesprek een laptop gebruikt. Vind je dit vervelend omdat je je dan net een huisarts voelt die achter de computer zit? Dit is ook wat je kunt doen. Laten we zeggen dat je gesprekken gemiddeld een uur duren. Probeer het gesprek eens in drie kwartier af te ronden en dat je nog een kwartiertje blijft zitten om even de belangrijkste aantekeningen te verwerken. 

Sluit je dag goed af

Aan het eind van de werkdag heb je 100 dingen gedaan en waarschijnlijk weet je niet eens meer wát je allemaal hebt gedaan. Heb je nu het complete overzicht van wat je nog te doen hebt? Waarschijnlijk niet. Hoe sluit je je dag af? Ga je nog wat mailtjes wegtikken of belletjes plegen? Herken je het gevoel dat er op weg naar huis nog gedachten te binnen schieten? Van die ‘owja!’ momenten? Het is niet relaxed als je je werk ‘mee naar huis’ neemt. 

Om je dag goed af te sluiten is het van belang dat je even ‘de kassa opmaakt’. Zorg ervoor dat je de laatste 10 minuten van je werkdag even geen nieuw werk meer oppakt. Zet je mail en telefoon alvast uit. Je gaat nu de dag even doornemen en afronden.

  • Check je hoofd – Zitten er nog losse eindjes in je hoofd? Zet die op je actielijst.
  • Bekijk je aantekeningen – Gebruik je een notitieboekje of een kladblok? Heb je daar vandaag aantekeningen in gemaakt? Staan daar acties op? Voeg ze toe aan je actielijst.
  • Loop je agenda door – Hoe ziet de volgende dag eruit? Moet je iets verplaatsen? Moet je ergens prioriteit aan geven en daar tijd voor blokken? Staan alle deadlines er goed in vermeld? 

Nu je alle losse eindjes hebt verwerkt, kun je gemakkelijker je dag afsluiten. Alles staat op de juiste plek. De volgende werkdag begin je weer met overzicht. Je checkt eerst je actielijst en je agenda, want die heb je je laatste werkdag helemaal bijgewerkt.

Tips tegen werkdruk in de jeugdzorg

Deze tips lossen het personeelstekort niet op en het blijft een dynamische en uitdagende sector. Vóór de decentralisatie was er ook al sprake van wachtlijsten en werkdruk in de jeugdzorg en ik vrees dat dit zo zal blijven. Met deze praktische time management tips hoop ik dat je voor jezelf het overzicht blijft behouden, zodat je meer voldoening uit je werkdag haalt. 

Mijn vraag aan jou

Ik ben benieuwd wat jouw beste tip is om het hoofd boven water te houden in de jeugdzorg. Deel het hieronder in de comments. Vind je dit een waardevol artikel? Deel deze dan a.u.b. met je collega’s. Heb je nog een vraag? Stel hem hieronder. Thnx!

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik train teams en coach individuen in time management. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt.