Ben je een zelfstandig ondernemer met teveel projecten? Vind je projectmatig werken lastig? Met hoeveel projecten ben je momenteel bezig? Hoe lang lopen die projecten al? Lukt het je om alle projecten evenveel tijd, aandacht en energie te geven? Waarschijnlijk niet. Heb je last van uitstelgedrag en doe je alles maar een beetje? In dit artikel krijg je meerdere praktische tips om beter prioriteiten te kunnen stellen, zodat je weer het overzicht krijgt in die berg werk.
Alle ballen in de lucht houden
Zelfstandig ondernemers hebben altijd genoeg te doen. De to-do-lijst is goed gevuld en dat geldt ook voor de inbox. Zo ben je met van alles en nog wat bezig. Herken je het dat je op een gegeven moment een paar maanden verder bent en dat je nog steeds niets af hebt? Dat is niet echt bevorderlijk voor de motivatie.
Wat er dan meestal gebeurt is het volgende: het lastigste project stel je uit, ook al weet je dat dat eigenlijk wel belangrijk is om op te pakken. Elke keer als je het project op je to-do-lijst ziet staan dan denk je: ‘nu niet, andere keer weer’. De projecten die je uitstelt zijn niet urgent, want anders was je er wel mee aan de slag gegaan. Maar toch, het knaagt. Je baalt ervan. Je voelt je er ook schuldig bij en je verwijt jezelf dat je er niets mee doet.
Een project is als een boek
Veel ondernemers en zzp-ers vinden het leuk om aan iets nieuws te beginnen. Maar het is ook belangrijk om iets af te maken. Vergelijk het met het lezen van een boek. Je begint enthousiast, maar dan krijg (of koop) je halverwege weer een ander boek waar je net zo enthousiast over bent. Op een gegeven moment heb je een hele stapel boeken op je nachtkastje liggen.
Zo is het ook met al die projecten die je oppakt of aanneemt. In het begin ben je super enthousiast en gemotiveerd en maak je echt wel meters. Maar gaandeweg verlies je focus of raak je afgeleid door ad hoc verzoeken. Hierdoor wordt je minder productief en neemt je motivatie af. Sterker nog, je motivatie maakt plaats voor frustratie en schuldgevoel. En we willen ons goed voelen. We willen dat de dopamine door ons lichaam giert. Daarom gaan we op zoek naar afleiding en prikkels. We checken onze smartphone, gaan surfen op internet, bekijken YouTube filmpjes.
Tip 1: Stel prioriteiten volgens het Pareto Principe
Het is beter om je nu volledig te focussen op 1 project. Het is daarom belangrijk dat je prioriteiten stelt. Vind je het lastig om te bepalen welk project je voorrang moet geven? Het zou kunnen dat je met een project bezig bent dat je enorm leuk vindt om te doen, alleen het betaalt (nu nog) niet de rekeningen. Het slurpt veel van je tijd op en die tijd zou je misschien beter kunnen steken in een rendabeler project.
De 80/20 regel kan je hierbij helpen, ook welk bekend als het Pareto Principe. Stel jezelf de vraag: Welke 20% van de projecten waar ik nu mee bezig ben levert 80% van mijn winst op? Focus je op die 20%, want daar zit de winst. Je wilt niet een zelfstandig ondernemer met tevéél projecten zijn, maar een ZZP-er die zich op de juiste prioriteiten richt.
Welke 20% van de projecten waar ik nu mee bezig ben levert 80% van mijn winst op?
Tip 2: Gebruik Goed Geld Gaaf model
Je hebt destijds niet voor niets gekozen om zelfstandig ondernemer te worden. Waarschijnlijk wilde je op een gegeven moment meer vrijheid. Toch zitten freelancers ook vaak gevangen in een project. Geld is belangrijk, maar vrijheid is nog veel belangrijker. Daarnaast, je moet het project ook leuk vinden om te doen, anders loop je er op leeg. Het is de kunst dat je projecten doet 1) waar je goed in bent, 2) die je energie geven 3) die geld opleveren.
Het Goed Geld Gaaf model is een handige manier om te bepalen welke projecten je wel of niet moet aannemen.
- Levert het project veel geld op maar je vindt het niet gaaf? Dat zijn uiteindelijk energievreters en daar word je gewoon niet gelukkig van.
- Levert het project veel geld op maar je bent er eigenlijk niet goed in? Dat geeft alleen maar stress want je loopt constant op je tenen.
- Vind je het project onwijs gaaf, maar levert het niets op? Dat noem je een hobby ?
Wat moet je doen met de projecten die niet aan deze voorwaarden voldoen? Je zou de projecten kunnen annuleren, teruggeven of delegeren aan iemand anders. Dit model maakt het ook gemakkelijker om keuzes te maken wanneer je een nieuw project bedenkt of krijgt.
Tip 3: Haal projecten van je to do lijst
Goed je hebt nu focus, maar hoe nu verder? Zorg er in ieder geval voor dat je het project niet op je to-do-lijst zet. Dat klinkt misschien raar, maar dit is wat er gebeurt. Als je bijvoorbeeld ‘marketing campagne’ op je to do lijst ziet staan, dan zal dat je niet meteen in actie modus zetten. Waarom? Omdat we liever iets doen wat we direct kunnen afvinken. Dat levert dopamine op en dat gelukshormoon is mega verslavend. Daarom kiezen we eerst de makkelijke taakjes op de to-do-lijst. Daarom checken we onze mail zo vaak, want daar kunnen we direct op reageren. Maar ja, lekker bezig zijn is iets anders dan echt productief zijn.
Het nadeel van een projectmatig werken is het volgende: je kunt een project niet doen. Een project is geen taak, maar bestaat uit meerdere acties. Dat kunnen kleine taken zijn of taken waarvoor je echt even moet gaan zitten. Ik noem dit concentratieklussen. Het is beter om het project op te delen. Zet de acties op je actielijst en blok tijd in je agenda voor de concentratieklussen. Hieronder een paar voorbeelden:
- Bellen opdrachtgever > zet je op je actielijst
- Schrijven projectvoorstel > tijd blokken in agenda
- Opstellen begroting > tijd blokken in agenda
- Datum prikken > zet je op de je actielijst
Ben je een zelfstandig ondernemer met teveel projecten?
Ben jij ook een zelfstandig ondernemer met teveel projecten? Heb je in je enthousiasme iets teveel werk op de hals gehaald en wil je beter projectmatig werken? Breng je projecten dan eerst in kaart en bepaal welke projecten het meest rendement opleveren, waar je goed in bent en wat je ook écht gaaf vindt om te doen. Geef dat project vervolgens prioriteit. Hak het project in stukken en maak een planning. Het is veel lekkerder om met focus een project af te maken, dan maandenlang worstelen met meerdere projecten tegelijk.
