Uitstelgedrag aanpakken: oorzaak, valkuilen en praktische tips

Uitstelgedrag aanpakken: oorzaak, valkuilen en praktische tips

Wat maakt dat je vaak niet aan bepaalde taken toekomt? Waarom blijf je sommige zaken maar voor je uitschuiven? Hoe moet je uitstelgedrag aanpakken? Kun je het afleren of is het een kwestie van prioriteiten stellen? In dit artikel krijg je praktische tips om te stoppen met uitstellen. 


Wat je in dit artikel gaat leren:

 De oorzaken van uitstelgedrag

 Je hoofd is geen goede plek om taken in te bewaren

 Een project kun je niet doen


 Concentratieklussen zet je niet op je to-do lijst


 Je niet te lang aan een taak moet werken


 Je smartphone is killing is voor je concentratie


 Het tijdstip en de werkruimte zijn cruciaal

Lees hieronder verder of luister naar de podcast.

Concentratie naar de knoppen

Stel je voor: Je komt op je werk. Een nieuwe dag met nieuwe kansen. Je pakt een kop koffie en checkt je mail.  Ondertussen maak je een praatje met collega’s. In je achterhoofd denk je aan dat project waar je nog een keer aan moet beginnen. Tussen de bedrijven door verzamel je de moed om even in dat project te duiken. Je opent het document en gaat eerst een beetje teruglezen. Je merkt dat je er even in moet komen. Het kost je moeite, maar je zet een paar stappen. Je merkt dat je nog niet in een flow zit.

Ben je net lekker bezig, gaat die telefoon weer of krijg je een mailtje binnen. De kans is groot dat je gaat kijken, want je bent nieuwsgierig. Misschien is het wel dringend. Dat is het natuurlijk zelden, maar de nieuwsgierigheid wint het. Ondertussen is je concentratie afgezwakt en voor je het weet ben je met heel andere dingen bezig. Misschien herken je je wel in onderstaande belemmerende zinnetjes die we tegen onszelf zeggen:

“Ik kan me hier toch niet concentreren.”

“Ik zou niet weten waar ik de tijd vandaan moet halen”

“Het hoeft vandaag niet per se af. “

“Ik ga dit toch niet op tijd af krijgen.”

“Ik werk het beste onder druk.”

Bezig versus productief

Je dwaalt vaak af van de kerntaak en je houdt je bezig met andere minder belangrijke zaken. Je dag wordt toch wel gevuld en er is altijd wel de mailbox die constant om aandacht vraagt. Aan het einde van de dag baal je, want je hebt heel veel dingen gedaan, maar niet datgene wat je jezelf had voorgenomen om te doen. Je was lekker bezig, maar niet productief. Op weg naar huis denk je nog aan je werk. Je bent gaar en je baalt dat je je werk niet hebt afgekregen. Die gedachte geeft je stress en je voelt je hartslag versnellen.

Oorzaak uitstelgedrag 

Laten we de oorzaak van uitstelgedrag eens onder de loep nemen. Er is niet een eenduidige factor waardoor we niet overgaan tot actie. Er kan sprake zijn van:

– perfectionisme (je blijft er aan schaven)

luiheid (er is geen intrinsieke motivatie om er mee aan de slag te gaan)

– werkstress (je hebt teveel aan je hoofd waardoor je blokkeert

– onduidelijkheid (je weet niet eens waar je moet beginnen)

– faalangst (wat als het niet lukt of niet goed genoeg is?)

Maar er is nog iets anders, iets veel fundamentelers. Vaak heeft uitstelgedrag te maken met pijn en plezier. Deze 2 emoties bepalen of je in beweging komt.

Pijn en plezier

Iets dat ons plezier geeft zet ons in beweging. Kijk maar eens naar je to-do lijst. Als je iets afvinkt dan geeft dat je een prettig gevoel. Sterker nog, wanneer je een taak af hebt, dan maakt je lichaam dopamine aan, ook wel bekend als het beloningshormoon. En zeg nou zelf, je gaat toch eerder aan de slag met kleine en makkelijke taken dan dat je een begin maakt aan een groot project? Dat is nou precies het probleem met grote projecten. De beloning komt pas als de klus is geklaard. Dit maakt het niet leuk om aan een project te beginnen, want de beloning komt toch pas veel later. Hierdoor ga je extreem uitstellen en dan zie je er op een gegeven moment als een berg tegen op.

En hoe zit het dan met pijn? Als er geen pijn is (bijvoorbeeld in de vorm van een deadline), dan voelen we niet de urgentie om te handelen. Je hebt nog tijd zat. Het wordt een ander verhaal wanneer je vandaag een deadline moet halen. Dat geeft stress want het wordt weer een race tegen de klok. Mensen zeggen vaak dat ze het lekker vinden om onder druk te werken. Ik ben het daar niet mee eens. Volgens mij vinden ze het lekker dat ze eindelijk eens in actie komen omdat ze niet meer kunnen uitstellen.

Mensen veranderen niet omdat ze het licht zien, maar doordat ze de hitte voelen.

Tip 1: Wees een leeghoofd

Ben je iemand die van alles in je hoofd probeert te bewaren? Werkt niet he? Geheid dat je dingen vergeet en daardoor gaat uitstellen. Gebruik je hoofd niet als een to-do lijst. Het is ook vreselijk lastig om de zaken die je in je hoofd hebt te prioriteren. Wat je nodig hebt is overzicht en een leeg hoofd.

TIP
Zorg ervoor dat je 1 plek hebt waar je je (mentale) aantekeningen kunt maken.

Veel mensen mailen naar zichzelf, spreken hun eigen voicemail in of appen naar zichzelf. Super. Je kunt ook voor een simpel notitieboekje kiezen. Doe wat jij prettig vindt en wees er consequent in.  Als je je hoofd maar leeg houdt.

Tip 2: Kies 1 plek voor je acties

Waar bewaar jij je je to-do’s?  In je hoofd of zet je ook van alles op post-its, losse blaadjes en kladblokken? Het is niet zo handig als je allerlei verschillende plekken hebt. Je hebt dan geen goed overzicht met als gevolg dat je werkstress ervaart. Ook hier: hou het simpel.

TIP
Kies voor 1 eenvoudige takenmanager

Er zijn er talloze maar welke ik fijn vind zijn Todoist en To Do (van Microsoft). Dit zijn zeer praktische takenmanagers waar je projectlijsten kunt aanmaken en daar acties / taken aan kunt koppelen.

Een paar quick wins:

Hak je projecten in stukken, namelijk acties én concentratieklussen.

Bepaal bij elk project de eerste concrete actie. Vaak is dit een belletje, een mailtje of het inplannen van een overleg.

Start elke actie met een werkwoordDan weet je zeker dat je niet stiekem met een project of deelproject te maken hebt.

Bijvoorbeeld:

  • bellen – Jan
  • mailen – Souad
  • printen – tickets
  • archiveren – rapport
  • inplannen – bespreking

Hoe klein moet je de taak maken? Zo concreet dat jij het daadwerkelijk ook gaat doen. Bij ‘implementeren’ of ‘analyseren’ weet je misschien niet precies wat er gedaan moet worden. Dit zijn vaak deelprojecten. Dus, hoe simpeler de taak, des de groter de kans dat je het ook gaat doen.

Tip 3: Tijd blokken

Welke klussen stel jij over het algemeen uit? Zijn dat rotklussen? Klussen waarvoor je altijd meer tijd nodig hebt dan je denkt? Waarschijnlijk zijn dit klussen waar je ook je concentratie voor nodig hebt. Je kunt zo’n klus wel op je to-do lijstje zetten, maar dan is de kans groot dat je het niet gaat doen. De klus is namelijk te groot om af te vinken. En waar ga jij op een dag een paar uur tevoorschijn toveren? Vaak hebben we wel het voornemen, maar door de hectiek van de dag laten we die klus meestal voor wat het is.

TIJD HEB JE NIET, 

TIJD MOET JE CREËEREN

Je zult tijd moeten reserveren aan om die klus te werken. Dat betekent tijd blokken in je agenda. Gebruik je agenda niet alleen voor afspraken met anderen, maar ook voor afspraken met jezelf. En onderschat niet de tijd die je nodig hebt. Ben je een perfectionist? Trek er de tijd voor uit die je echt nodig hebt. Probeer ook vooruit te plannen. Een extra voordeel van inplannen is dat je je er al van tevoren op in kunt stellen. Dus, plan je prioriteiten in je agenda.

Tip 4: Werk in korte blokken

Hoe lang kun jij écht geconcentreerd aan een taak werken? Dit verschilt namelijk per persoon. Als je snel afgeleid bent dan is de kans groot dat je een concentratiespanne hebt van tussen de 20 en 30 minuten. Meestal houden we hier geen rekening mee. We willen meters maken dus knallen we zolang mogelijk door. Totdat we niet meer kunnen en dan geven we het op. En dan gaan we weer uitstellen.

Het is veel effectiever om in blokken te werken. De Pomodoro techniek werkt hiervoor fantastisch. Gebruik hiervoor een timer. (Op elke smartphone zit een timer) Zet die op 25 minuten en ga aan de slag. Na die 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten. Wat doe je in die pauze?Rekken, strekken, lopen of water halen. Uit onderzoek blijkt dat we sowieso teveel zitten en dat dat ongezond is, dus dan kun je gelijk weer een paar stappen maken (adh 10.000 stappen per dag).

TIP
Doe in ieder geval iets totaal anders dan dat je gedurende die 25 minuten hebt gedaan. Je concentratie moet namelijk weer even op peil komen.

Tip 5: Stop met multitasken 

We zijn inmiddels aardig verslaafd geraakt aan onze smartphone. Het is een snelle wereld en we zijn bang dat we iets missen. Hier is zelfs een term voor bedacht, FOMO (the Fear Of Missing Out). De kans dat we op onze smartphone gaan kijken tijdens onze concentratieklus is altijd aanwezig. En voor je weet ben je aan het multitasken. Uit talloze onderzoeken blijkt dat multitasken niet werkt. Je maakt meer fouten en je doet veel langer over de taak. Voor je het weet is je concentratie naar de knoppen en ben je er helemaal uit. Je kunt dan beter een pauze nemen (zie tip 4). Maak het jezelf daarom wat moeilijker. Zet je smartphone op stil en leg dat ding weg. Het maakt niet uit of die op stil staat. Het feit dat je je smartphone in het zicht hebt, maakt dat je op een gegeven moment toch gaat kijken.

TIP:
Leg je telefoon weg, in je jas, tas of kast.

Tip 6: Right here, right now?

Sta ook eens stil bij wat voor jou de beste plek is om je klus te klaren. Is er een stille ruimte op het werk? Kun je thuis werken? Ben je gebonden aan je werkplek en moet je je toch concentreren? Probeer dan eens oordoppen en zet een rustig muziekje op.

Last but not least: Wat is het beste tijdstip? Hou hierbij rekening met jouw prime time. Wanneer ben jij op je best? Wanneer is het het rustigst op het werk?  Plan je concentratieklus dan in op die dag, op een moment dat jij op je scherpst bent.

TIP:
Concentratieklus? Doe dat op de juiste plek en op het juiste moment

Uitstelgedrag aanpakken

De belangrijkste tips om te stoppen met uitstellen.

 Wees een leeghoofd

 Kies 1 plek voor je acties

 Blok tijd in je agenda voor concentratieklussen

 Werk in korte blokken

 Stop met multitasken

 Kies de juiste plek en het juiste moment

Kun je uitstelgedrag aanpakken, afleren of stoppen? Ik vrees van niet. Er is ook niet een one size fits all oplossing. Zorg er in ieder geval voor dat je hoofd altijd leeg is, dat je een compleet overzicht hebt, dat je je prioriteiten hebt ingepland en dat je je werk met onverdeelde aandacht kan doen. Focus krijg je niet, die kun je alleen maar kwijtraken.


Haal het maximale uit je werkdag 

Mentor Max verzorgt training, persoonlijke coaching en online cursussen in slimmer werken. Voor meer informatie bel naar 085-2460093 of vul onderstaand contactformulier in.

%d bloggers liken dit: