Vind je videovergaderen vermoeiend? Vind je het lastig om tijdens het beeldbellen je concentratie erbij te houden? In dit artikel krijg je een paar praktische tips die het videovergaderen leuk houden.
Zoombie
Sinds Corona zijn we massaal gaan videovergaderen via Skype, Teams of Zoom. Met name Zoom is gigantisch populair geworden. Al dat beeldbellen en de daarbij gepaarde vermoeidheid heeft zelfs een paar nieuwe termen opgeleverd zoals Zoombie, Zoom-moe en Zoom fatigue.
Beweeg meer tussen vergaderingen
Je weet het denk ik wel inmiddels, we zitten teveel. Sterker nog, Nederlanders zijn zitkampioen van Europa, wel 9 uur per dag! Langdurig zitten verhoogt de kans op hart en vaatziekten, diabetes en kanker. Niet voor niets noemen ze zitten het nieuwe roken. Het is niet zo gek dat videovergaderen vermoeiend is. We hoeven niet naar een vergaderruimte te lopen, niet even te stoppen bij de kantine of koffieautomaat. Je klikt vanuit je stoel op een knop en je zit in de vergadering.
Bewegen is belangrijk voor de bloedsomloop. Het is niet alleen goed voor een doorbloeding in je benen, maar voor je hele lichaam, inclusief je hersens. Probeer tussen videovergaderingen wat meer te bewegen. Sta op, haal wat water of doe wat rek en strekoefeningen. Of doe een huishoudelijk klusje zoals de was ophangen of stofzuigen.
Wissel van houding
Oke, je weet nu dat je meer moet bewegen. Probeer ook te variëren in werkhouding. Een goede werkhouding is heel belangrijk. Thuis zit je waarschijnlijk aan een bureau of keukentafel. Werk je op een laptop en kijk je de gehele dag ‘omlaag’? Een slechte houding is niet fijn voor je nekspieren en (daar istie weer) je doorbloeding en dat maakt videovergaderen vermoeiend. Investeer in een laptopstandaard en een los toetsenbord en muis. Desnoods leg je je laptop op een stapel boeken. Check of je werkgever dit soort accessoires vergoedt.
Zit sta bureau
Probeer je werk ook eens staand te doen. Op het werk heb je misschien een verstelbaar zit-sta bureau. Het is heel belangrijk om zitten en staan af te wisselen. Natuurlijk is videovergaderen vemoeiend als je de hele dag zit of stilstaat. Als je echt veel thuiswerkt dan is een zit-sta bureau wellicht de investering waard.
Er zijn goedkopere oplossingen. Je hebt laptopverhogers en zogenaamde mobiele workstations die je óp je bureau plaatst. Dat zijn houten standaards die je gemakkelijk in elkaar zet op je bureau kunt plaatsen. Wat je ook kunt doen is gebruik maken van wat je al in huis hebt. Misschien heb je een kast of dressoir in huis waar je de laptop op kunt plaatsen tijdens een videovergadering.
En het is een beetje raar, maar wel super effectief. Wij gebruiken de strijkplank. Deze is in hoogte verstelbaar en je hebt hem zo uitgeklapt of opgeruimd. En nee, ik strijk niet tijdens het videovergaderen.
Creëer buffers
“Ik moet gaan, want ik heb zo een andere call.” Ik hoor dit zo vaak aan het eind van een videovergadering. Het is niet relaxed als je back-to-back beeldbel afspraken hebt op een dag. Geen wonder dat je videovergaderen vermoeiend vindt! Aan het einde van de werkdag ben je gewoon gesloopt. Tijdens een videovergadering krijg je informatie en/of een taak toegewezen. Na de vergadering moet je daar wel even aandacht aan besteden. Maar dat gaat niet als je meteen weer doormoet naar een andere videovergadering.
Creëer buffers voor én na een videovergadering. Dan heb ik het niet over 5 minuten, maar ga voor jezelf na hoeveel tijd je écht nodig hebt. Die buffer kun je gebruiken om je
- aantekeningen te verwerken
- to do lijst bij te werken
- hoofd leeg te maken
- voor te bereiden op de volgende videovergadering
Zet je scherm uit
Waar je misschien niet meteen aan denkt aan wat videovergaderen vermoeiend maakt is het volgende: Niet iedereen vindt het fijn om de hele dag zichzelf in beeld te zien. Sterker nog, je kunt er onzeker van worden. En wie heeft er eigenlijk bepaald dat je tijdens een videovergadering elkaar de hele tijd moet zien? Probeer eens te vergaderen met je scherm uit, zodat je elkaar alleen hoort.
Ik had laatst iemand die tijdens een Zoom meeting haar microfoon én camera had uitgezet en lekker was gaan wandelen. Ze hoorde via haar koptelefoon wat er gezegd werd en op het moment dat haar iets werd gevraagd kwam ze weer in beeld.
Kortere videovergadering
Vergaderingen die langer dan een uur duren kunnen vermoeiend zijn, of ze nou in een vergaderruimte of online plaatsvinden. Videovergaderingen zijn echter nóg vermoeiender. Je zit stil, kijkt de hele tijd naar een beeldscherm, het geluid of internetsnelheid werkt niet altijd naar behoren én je krijgt niet alle non verbale communicatie mee. Ik hoor verhalen van meetings die soms 2 uur duren, zónder pauze.
Hierbij nog een keer wat old school vergaderregels
- Zorg voorafgaand de vergadering voor een agenda of stel er een op aan het begin van de vergadering. Dit zorgt voor structuur en focus. Je kunt dan meteen inschatten of alle vergaderpunten wel passen in de tijd.
- Zorg dat er iemand gespreksleider of voorzitter is die tijd én kwaliteit bewaakt
- Lijkt het erop dat de vergadering gaat uitlopen? Dwaalt iemand van het agendapunt af? Spreek de gesprekleider aan op zijn rol.
- Lange vergadering voor de boeg? Hou halverwege de meeting even een pauze. (Ik ben overigens zelf van mening dat als men toe is aan een pauze de vergadering sowieso te lang duurt.)
- Probeer de vergadering 5 minuten voor de eindtijd af te ronden, zodat je een buffer hebt.
Videovergaderen vermoeiend? Bellen!
Blijf kritisch bij het maken van een afspraak. Videovergaderen is een mooie manier om te communiceren, maar het is niet het enige middel. Moet de afspraak altijd via Skype, Zoom of Teams? Kan het ook telefonisch? Hoe lekker zou het zijn om een wandeling te maken tijdens de afspraak? Kijk, als het om een kennismaking gaat, dan kan ik me voorstellen dat je elkaar even in beeld wilt zien.
Maar wat als je elkaar al kent en je wilt iets bespreken? Maak er dan niet automatisch een beeldbel afspraak van. Stel voor om het telefonisch door te nemen. Doe je oortjes in en ga lekker naar buiten. Tot zover de tips. Is videovergaderen vermoeiend? Niet per se. Zolang je je vergaderingen niet te lang maakt en regelmatig afwisselt qua houding en werkzaamheden. Succes!
