We vergaderen wat af in Nederland, zowel op kantoor als online. Helaas verlopen meetings niet altijd soepeltjes. Wat zijn de oorzaken van dat een vergadering uitloopt? Wat doe je met te laat komers of mensen die zich niet hebben voorbereid? Heb jij ook zo’n hekel aan vergaderen? In dit blog zet ik de grootste vergader valkuilen op een rijtje. Je krijgt 10 praktische vergadertips die je meteen kunt toepassen.
Hekel aan vergaderen
De vergadering begint over 10 minuten. Je checkt nog even je mail om te zien of de agenda is rondgestuurd. Niet dus. Je gaat alsnog naar de vergaderzaal. Je ziet wel wat er gebeurt. Dan merk je dat de voorzitter zich verontschuldigt. Sorry, ik had het erg druk en ben er niet aan toegekomen.’
Dan wordt er ter plekke de komende 5 minuten een agenda opgesteld en worden de punten vervolgens 5 minuten lang geprioriteerd (dat dan weer wel). Van het uur is er alweer 10 minuten verstreken. Spreek met elkaar af: géén agenda is géén vergadering. Dit is natuurlijk pijnlijk voor degene die de agenda op had moeten stellen. Een vergadering vereist nou eenmaal voorbereiding.
Onrealistische agenda
Iedereen heeft zijn agendapunten van tevoren netjes doorgegeven. Wanneer de agenda is opgesteld en rondgestuurd zie je dat er veel te veel mededelingen op staan. Je weet nu al dat de vergadering gaat uitlopen. Maak de agendapunten zo concreet mogelijk en zet erbij hoeveel tijd dit in beslag gaat nemen.
Dit is lastig, maar hiermee wordt het gelijk duidelijk welke agendapunten prioriteit hebben. Degene die de agenda opstelt kan dan van tevoren inschatten of alle punten aan bod komen. Spreek met elkaar af dat wanneer je agendapunten inbrengt je erbij vermeldt hoeveel tijd het kost om dit te bespreken.
Gebruik een vergadering niet voor mededelingen. Punt. Zet mededelingen op de mail of op het Intranet. ‘Ja maar, dan lezen ze het niet.’ Jammer dan. Wijs iedereen op zijn verantwoordelijkheid. Een vergadering is geen theekrans, maar om knopen door te hakken.
Geen voorzitter
De voorzitter heeft de verantwoordelijkheid dat de vergadering op tijd begint en (nog belangrijker) op tijd is afgelopen. Je weet hoe het gaat: Je loopt de vergaderzaal in. Mensen pakken nog even een kop koffie. Iemand anders loopt nog even naar zijn bureau om iets te pakken of te printen. Wanneer iedereen eindelijk zit kan de vergadering beginnen. De voorzitter (of gespreksleider) heeft hier een cruciale rol.
Hij /zij zorg voor orde in de chaos en spreekt hij personen aan wanneer zich uitweiden of zich niet fatsoenlijk gedragen. Niet iedere voorzitter is goed in het bewaken van de agenda en de tijd.
Wanneer je een probleem ervaart tijdens de vergadering, dan wend je je tot de voorzitter. Wanneer iemand eindeloos uitweidt over een onderwerp, dan spreek je die persoon niet aan, maar dan wend je je tot de voorzitter. Zorg dat er altijd een voorzitter of een gespreksleider is
Te laat komers
Je kent je pappenheimers die altijd te laat komen? Het zijn meestal dezelfde personen. Spreek telaatkomers er na de vergadering op aan en vertel ze dat ze niet op tijd moeten komen maar vroeg.
Op je vrije dag
Je krijgt een verzoek voor een ingelaste vergadering. Je ziet dat het op je vrije dag is ingepland. Er wordt bij vermeld dat dit de beste dag was omdat dan de meeste mensen konden. De meesten ja, jij niet. Wat doe je? Je kijkt in je agenda en je ziet dat je niet echt dringende zaken te doen hebt die dag, maar je was wel van plan om met iemand af te spreken of om te gaan sporten. Die vrije dag is er toch niet voor niets? Werk is belangrijk maar ontspanning net zo zeer.
Energiemanagement wordt vaak onderschat, maar je hebt ook tijd nodig om te herstellen. En trouwens, wie is eigenlijk de probleemeigenaar? Weiger deze vergadering en zeg dat je de volgende keer weer aanschuift. Weiger vaker een verzoek. Je hebt het recht om nee te zeggen
Dubbele afspraak
Je krijgt een vergaderverzoek in de mail. Je ziet dat je al een afspraak hebt staan. Dat betekent dat je over de eerste afspraak al een keer hebt nagedacht en er een prioriteit aan hebt gegeven. Daarom heb je hem in de agenda gezet. Hou vast aan je prioriteiten en durf nee te zeggen. Voordat je de vergadering accepteert, stel eerst de vraag of het echt noodzakelijk is dat je erbij bent.
Vergaderen kost teveel tijd
Ik zal je niet lastig vallen met statistieken en hoeveel geld al dat vergaderen wel niet kost op jaarbasis. Heb je veel afspraken buiten de deur? Dan ben je ook veel reistijd kwijt. Moet het gesprek per se face-to-face plaatsvinden? Sinds corona zijn we allemaal bekend geraakt met beeldbellen of videobellen. Hiervoor kun je gebruik maken van online vergader tools als Skype, Microsoft Teams of Whereby.
Mijn voorkeur gaat uit naar Skype, omdat je tegelijk iemand een document kunt sturen of extra tekst kunt tikken. Daarbij kun je bij Skype ook je scherm delen, als je bijvoorbeeld iets wilt laten zien dat op jouw laptop staat. Vind je videovergaderen vermoeiend? Let daarbij op je houding, zorg voor genoeg beweging en plan niet teveel meetings achter elkaar.
Je bent halverwege de vergadering en dan is het tijd voor het volgende agendapunt. Hetzelfde punt dat de vorige keer ook al op de agenda stond…en de keer daarvoor. Deze terugkerende items zijn enorme energieslurpers. Blijkbaar vereist dit agendapunt meer tijd en onderzoek.
Laat de persoon er naar kijken en laat die de volgende vergadering met een voorstel komen. Dan wordt het veel makkelijker om een knoop door te hakken. Wanneer je merkt dat je er tijdens een vergadering niet uit gaat komen, spreek dan in overleg met elkaar af wie dit agendapunt oppakt.
De rondvraag
Je hebt je net sufvergaderd. Het einde is bijna in zicht. En dan…de rondvraag! Er is altijd wel iemand die nog iets te melden heeft en die dan nog graag het woord neemt. Soms zitten er nuttige onderwerpen bij. Maar ze zijn zelden dringend, dus ik zou ze lekker bewaren voor de volgende vergadering. Als het prioriteit heeft, dan stond het wel op de agenda. Besteed je kostbare tijd aan besluiten nemen. Verwijder de rondvraag en de w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) van de agenda.
Kortom, waarom je een hekel hebt aan vergaderen
Goed, je bent nu bekend met de meestvoorkomende valkuilen als het om vergaderingen gaat. Hieronder nog even alle praktische vergadertips op een rijtje.
- Zorg dat er een agenda aanwezig is
- Zorg voor een realistische agenda
- Gebruik een agenda niet voor mededelingen
- Zorg dat er altijd een voorzitter / gespreksleider is
- Spreek telaatkomers aan
- Je hebt het recht om een vergadering te weigeren
- Is de vergadering noodzakelijk? (Moet er per se face to face worden afgesproken?)
- Gebruik een vergadering niet voor oeverloze discussies
- Verwijder de rondvraag en de w.v.t.t.k. van de agenda
Met deze tips moet het lukken en heb je hopelijk niet meer een hekel aan vergaderen. Succes met het toepassen van deze vergadertechnieken.