Waarom ze niet terug mailen (en wat je eraan kunt doen)

Kun je vaak niet verder met je werk omdat je zit te wachten op een reactie of een bevestiging? Irritant toch? Je hebt iemand een mail gestuurd met het verzoek te reageren en vervolgens blijft het stil aan de overkant. Intussen stagneert je werk, waardoor je gaat onbedoeld gaat uitstellen. Dit levert frustratie en stress op. In dit blog leer je waarom ze niet terug mailen en krijg je een aantal simpele tips om er voor te zorgen dat je wel op tijd een reactie krijgt op jouw mail.

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

1 Wees helder in de onderwerpbalk

Zorg ervoor dat je opvalt. Er zijn nog steeds mensen die de onderwerp balk leeg laten. Hoe zal dit overkomen op de ontvanger? Ga er maar vanuit dat deze mail vrij snel ondersneeuwt, want het vraagt geen aandacht. Communiceer wat je wil. Wil je feedback op een document? Zet dat in de onderwerp balk.

NIET: Concept document 

WEL: Graag je feedback op document begroting 

WEL: Feedback > document begroting

2 Hou het simpel

Over het algemeen worden mails niet goed gelezen en bestudeerd. Het is meer een kwestie van scannen op urgentie. Daarom, hanteer het KISS principe, keep it simple stupid. Heb je veel te vermelden? Zet deze tekst dan in een bestand en verstuur het mee als bijlage. 

Nu hoor ik je denken: “Ja maar ze lezen nooit de bijlagen”. Wees daarom duidelijk in je mail welke actie je verwacht. Is de bijlage ter kennisgeving of verwacht je een reactie van de ontvanger? Communiceer dat.

NIET: Bijlage: concept begroting 

WEL: Ik wil graag binnen 2 weken je reactie op de begroting. Zie de bijlage voor het concept.

3 Gebruik hulpmiddelen

We hebben geen zin om te zoeken naar de kern van de mail. Help de lezer en maak gebruik van hulpmiddelen.

  1. Onderstrepen
  2. Dikgedrukt
  3. Bulletpoints
  4. Cursief
  5. Belangrijke woorden een andere kleur geven. 

Maak het niet te bont door een combinatie van deze gebruiken.  Het draait uiteraard om dosering. Wanneer je teveel hulpmiddelen gebruikt dan verliest het zijn effect. Het kan voor de lezer ook betuttelend overkomen. Owja, PAS OP MET DE CAPSLOCK EN UITROEPTEKENS!! Dit komt nogal schreeuwerig over 😉

4 Gebruik paragrafen en subkopjes

Wanneer je meerdere thema’s in een mail aansnijdt, maak dan gebruik van subkopjes. Het maakt het een stuk overzichtelijker. Je neemt de lezer mee in het verhaal (zoals ik dat ook in dit blog toepas).

5 Verwachtingsmanagement

Help de lezer. Vertel of vraag wat er van hem wordt verwacht. Wil je een reactie? Vraag het gewoon. Wanneer verwacht je een reactie? Binnen 2 weken? Zet dat in je mail op een aparte regel.

NIET: Graag je reactie 

WEL: Graag deze week je reactie op het concept begroting

6 Beller is sneller

E-mail is niet voor iedereen het beste medium. Wat doe je als alle tips die ik heb gegeven niet werken?
Dan kun je deze persoon gewoon het beste bellen of face-to-face spreken. Kortom, help de lezer en communiceer wat je wil.

Waarom ze niet terug mailen

Nu begrijp je dus waarom het soms stil blijft aan de overkant. Iedereen heeft het druk, iedereen heeft een volle inbox. Het gaat erom dat je opvalt zónder te schreeuwen. Kortom, communiceer kraakhelder wát je wil en wannéér je dit verwacht. Met deze praktische handvatten help je de lezer en daarmee vergroot je de kans die sneller reageert. 

Lees ook: