Waarom ze niet terug mailen (en wat je eraan kunt doen)

Mentormax.nl - waarom ze niet terugmailen

Kun je vaak niet verder met je werk omdat je zit te wachten op een reactie of een bevestiging? Irritant toch? Je hebt iemand een mail gestuurd met het verzoek te reageren en vervolgens blijft het stil aan de overkant. In dit blog leer je waarom ze niet terug mailen en krijg je een aantal simpele tips om er voor te zorgen dat je wel op tijd een reactie krijgt.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Nog geen reactie op mail ontvangen

Het is irritant als mensen niet reageren op een mail. Dan gaan we reminders sturen en dat is weer extra werk. Ga er maar vanuit dat de inbox van je ontvanger vol zit met mails waar nog wat mee gedaan moet worden. Het is daarom van belang dat jouw mail opvalt. Gebruik aub niet met uitroeptekens, hoofdletters en hoge prioriteit werken. Dat soort mailtjes komen schreeuwerig over en werken vaak averechts. Het is veel beter om op te vallen door zo simpel mogelijk te communiceren. 

Wees kristalhelder in de onderwerpbalk

Wat is de beste opmaak van een zakelijke mail? Die begint bij het juiste bericht in de onderwerpregel. Zorg er in ieder geval voor dat je opvalt. Er zijn nog steeds mensen die de onderwerp balk leeg laten. Hoe zal dit overkomen op de ontvanger? Ga er maar vanuit dat deze mail vrij snel ondersneeuwt, want het vraagt geen aandacht. Zie hieronder 2 verschillende soorten onderwerpregels. 

  • Onderwerp: Concept document
  • Onderwerp: [verzoek] feedback document begroting

Welke mail zal opvallen? Bij welke mail is de kans groot dat de ontvanger actie gaat ondernemen? Juist, bij de onderste mail. De truc zit hem in de structuur. Je communiceert kristalhelder wat je wilt en waar de mail over gaat. Zet tussen haakjes welke actie je van de ontvanger verwacht en zet daarachter waar de mail over gaat. Een aantal voorbeelden: 

Kraakheldere onderwerpregels

  • [verzoek] feedback document begroting
  • [ter referentie] jaarplan x
  • [ter info] interessant artikel over x
  • [ter kennisgeving] update protocol x
  • [voor akkoord] overeenkomst x
  • [ter goedkeuring] offerte x

Sommige acties hierboven vereisen geen actie zoals [ter info] en [ter kennisgeving]. Het is dan aan de ontvanger om te bepalen wat die er mee doet. Er is in ieder geval geen reactie vereist. [voor akkoord] en [ter goedkeuring] lijken ook op elkaar. Dit is meer een smaakkwestie en of de mail een formeel of informeel karakter moet hebben.

Gebruik paragrafen en subkopjes

Wanneer je meerdere thema’s in een mail aansnijdt, maak dan gebruik van subkopjes. Het maakt het een stuk overzichtelijker. Je neemt de lezer mee in het verhaal (zoals ik dat ook in dit blog toepas).

KISS – Keep it Simple (stupid)

Over het algemeen worden mails niet goed gelezen en bestudeerd. Het is meer een kwestie van scannen op urgentie. Daarom, hanteer het KISS principe, keep it simple stupid. Lange mails werken niet. Heb je veel te vermelden? Zet deze tekst dan in een bestand en verstuur het mee als bijlage. 

Verwachtingsmanagement

Nu hoor ik je denken: “Ja maar ze lezen nooit de bijlagen”. Je weet nu al wat voor regel je in je onderwerpbalk zet. Daarnaast is het van belang dat je in de mail communiceert wat jouw verwachtingen zijn.

Bedrijf reageert niet op mail

De ontvanger kan niet raden wanneer jij een reactie wilt. Communiceer dat duidelijk in de mail. Wat als de ontvanger inschat dat hij die taak niet op tijd kan afronden? ‘Nee’ is ook een antwoord. Dan weet zowel jij als afzender én de ontvanger waar die aan toe is. 

  • Bijlage: concept begroting​
  • Ik wil graag binnen 2 weken je reactie op de begroting. Zie de bijlage voor het concept. Lukt dit niet? Laat het me dan z.s.m. weten. ​

Zonder reactie akkoord

Nog geen reactie op mail ontvangen? Een andere manier van verwachtingsmanagement is dat jij de keuze al hebt bepaald. De ander hoeft alleen te reageren wanneer het niet uitkomt. Wanneer de ander het er niet mee eens is, dat die dan reageert.

Standaardzinnen kunnen zijn:

  • Zonder reactie akkoord
  • Bij geen reactie akkoord
  • Zonder tegenbericht akkoord
  • Zonder tegenbericht zien wij uw komst tegemoet

Gebruik hulpmiddelen

We hebben geen zin om te zoeken naar de kern van de mail. Help de lezer en maak gebruik van hulpmiddelen.

  1. Onderstrepen
  2. Dikgedrukt
  3. Bulletpoints
  4. Cursief
  5. Belangrijke woorden een andere kleur geven. 

Maak het niet te bont door een combinatie van deze gebruiken.  Het draait uiteraard om dosering. Wanneer je teveel hulpmiddelen gebruikt dan verliest het zijn effect. Het kan voor de lezer ook betuttelend overkomen. Owja, vermijdt DE CAPSLOCK EN UITROEPTEKENS!! Dit komt nogal schreeuwerig over 😉

Wachten op antwoord

E-mail is niet voor iedereen het beste medium. Wat doe je als alle tips die ik heb gegeven niet werken? Dan kun je deze persoon gewoon het beste bellen of face-to-face spreken. Kortom, help de lezer en communiceer wat je wil.

Waarom ze niet terug mailen

Krijg je geen antwoord op mail? Misschien ligt het dus aan hoe jij je mail opstelt.  Iedereen heeft het druk, iedereen heeft een volle inbox. Het gaat erom dat je opvalt zónder te schreeuwen. Kortom, communiceer kraakhelder wát je wil en wannéér je dit verwacht. Met deze praktische handvatten help je de lezer en daarmee vergroot je de kans die sneller reageert. 

Behoefte aan ondersteuning?

TO THE MAX

Persoonlijk coachtraject inclusief online programma
1:1

MAXIMAAL PRODUCTIEF

Eendaagse team training
team

Lees ook:

Mentormax.nl - cirkel van invloed vergroten

Cirkel van invloed vergroten

Heb je problemen op het werk? Is er miscommunicatie? Werken regels niet? Gaat alles te langzaam en te bureaucratisch? Hoe ga je daar mee om?

www.mentormax.nl probleemeigenaar

Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als

Mentormax.nl lastig gesprek voeren

Lastig gesprek voeren

Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt