Prioriteiten stellen als een eindbaas

Mentormax.nl - prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen blijft voor velen een uitdaging. Blijft het werk zich maar opstapelen? Word je to do lijst alleen maar langer? Het werk blijft maar binnenstromen en je komt niet of nauwelijks toe aan die andere projecten. Wat doe je als je een nieuw verzoek krijgt? Leg je het op de stapel of ga je er gelijk mee aan de slag? Wil je echt productiever worden, dan is het van belang dat je beter wordt in prioriteren. In dit artikel krijg je hiervoor een praktische tip.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Check de video en wordt een kei in prioriteiten stellen

Reddingsboei

Je hebt het al druk genoeg. Elk verzoek dat er dagelijks bijkomt vult je mailbox, je bureau en je hoofd. Soms is het echt van belang om even op de rem te trappen en kritisch te zijn. Want als je alles aanpakt en oppakt dan krijg je een enorm lange to do lijst. En denk maar niet dat je die lijst afkrijgt.

Soms wordt werkdruk wel eens vergeleken met drinken uit een brandkraan. Het is onmogelijk. Het meeste werk dat binnenkomt moet gewoon gedaan worden. Maar niet alles! Hier valt echt winst te behalen. Wat je hierbij enorm kan helpen is het stellen van de volgende vraag. 

Moet ik het nu doen? 

Is dat het? Ja! Dit is een training time management in 1 zin 😉 Het geheim zit hem namelijk in elk woord van de zin. Elk woord betekent weer een andere actie of toepassing.

  • MOET ik het nu doen?

Vraag jezelf af of er écht sprake is van moeten. Heb je een keuze en mag je ook ‘nee’ zeggen? Behoort het verzoek wel tot je takenpakket? Durf door te vragen als iets moet. Wie bepaalt of iets moet? Is dat een harde afspraak of een ongeschreven regel? Bij twijfel kun je de vraag stellen: ”Waar staat dat?” 

Wees er van bewust wat tot jouw takenpakket hoort en wat niet

  • Moet IK het nu doen?

Ben jij de persoon die deze taak moet doen? Nogmaals, behoort het verzoek wel tot jouw takenpakket? Of kan het beter door iemand anders worden gedaan? Kan degene die het aan je vraagt de taak niet beter zelf doen? 

Moet jij andermans problemen oplossen omdat hij of zij zijn zaken niet goed regelt? Het is van belang dat je jezelf dit soort vragen stelt. Als je het verzoek accepteert dan krijg je het nog drukker in je hoofd en wordt je to do lijst nog langer. 

Nee is ook een antwoord

Wat ook vaak voorkomt is dat men een verzoek bij jou neerlegt omdat ze dat gewend zijn. Je deed daar nooit echt moeilijk over (ook al dacht je wellicht iets anders). Wat heeft die persoon er zelf eigenlijk al aan gedaan? Wees kritisch en neem de taak niet gelijk over. 

Doorbreek het patroon van ja zeggen en zeg vaker nee. Vaker nee zeggen gaat je mega helpen in productiever worden. Door NEE te zeggen tegen iemand zeg je JA tegen jezelf. Hoe vaker je nee zegt des te beter je wordt in prioriteiten stellen. 

Delegeer waar nodig en zorg ervoor dat je helder hebt wie de probleemeigenaar is.

  • Moet ik HET nu doen?

Waar gaat ‘het’ precies om? Zorg dat het helder is wat er wordt gevraagd, zodat je niet meer doet dan nodig is. Ga de vraag niet interpreteren, maar stel gewoon de vraag: “Wat bedoel je precies?” 

Wanneer iemand lang van stof is, probeer deze persoon dan samen te vatten. ‘Dus als ik het goed begrijp dan verwacht je van mij dat ik ….?’. 

Vat iemand samen zodat je precies wat er van je wordt verwacht.

  • Moet ik het NU doen?

Je krijgt een mail binnen met een rood uitroepteken. Deze afzender denkt dat die blijkbaar goed is in prioriteiten stellen. Maar heeft zijn mail wel echt prioriteit? Wees kritisch als er wordt gestrooid met woorden als crisis, spoed en prioriteit. Vraag wanneer de taak af moet zijn en wat er precies van jou wordt verwacht.

Spoed spoed spoed

De kans is groot dat je bezig bent met iets op het moment dat je zo’n ‘spoedverzoek’ binnenkrijgt. Laat jezelf niet afleiden en gek maken. Stel jezelf de vraag wat er gebeurt als je het niet gelijk oppakt. 

Uit de praktijk blijkt dat het 9 van de 10 keer echt niet dringend is. Trouwens, dringende mail bestaat sowieso al niet. Als het echt urgent is dan bellen ze wel. 

Hou in gedachten dat het echt zelden urgent is. Laat je niet gek maken. 

  • Moet ik het nu DOEN?

Dit is een aparte. Soms hoef je gewoon niets te doen. Iemand stuurt jou een mail ter info of ter kennisgeving. Ter info is ter info. Soms gaan mensen dan alsnog reageren op de mail. Zonde van je tijd en energie en het kan frustratie opleveren bij de ontvanger.

Prioriteiten stellen

Nu weet je de nummer 1 vraag die je jezelf altijd moet stellen als je een mailtje of belletje krijgt. Hiermee kun je veel beter prioriteiten stellen. 

Behoefte aan ondersteuning?

TO THE MAX

Persoonlijk coachtraject inclusief online programma
1:1

MAXIMAAL PRODUCTIEF

Eendaagse team training
team

Lees ook:

Mentormax.nl - cirkel van invloed vergroten

Cirkel van invloed vergroten

Heb je problemen op het werk? Is er miscommunicatie? Werken regels niet? Gaat alles te langzaam en te bureaucratisch? Hoe ga je daar mee om?

www.mentormax.nl probleemeigenaar

Wie is de probleemeigenaar?

Ben jij iemand die te veel hooi op zijn vork neemt? Komt dat doordat je je te verantwoordelijk voelt? Een te groot verantwoordelijkheidsgevoel werkt als

Mentormax.nl lastig gesprek voeren

Lastig gesprek voeren

Er speelt iets tussen jou en je collega, cliënt of klant. Dat wil je aankaarten, maar je weet nog niet precies wat er nou echt