fbpx

Wat je jezelf bij elke taak moet afvragen

Blijft het werk zich maar opstapelen? Word je to do lijst alleen maar langer? Het werk blijft maar binnenstromen en je komt niet of nauwelijks toe aan die andere projecten. Wat doe je als je een nieuw verzoek krijgt? Leg je het op de stapel of ga je er gelijk mee aan de slag? Wil je echt productiever worden, dan is het volgende van belang. In dit artikel leg ik uit wat je jezelf bij elke taak moet afvragen. 


Reddingsboei

Je hebt het al druk genoeg. Elk verzoek dat er dagelijks bijkomt vult je mailbox, je bureau en je hoofd. Soms is het echt van belang om even op de rem te trappen en kritisch te zijn. Want als je alles aanpakt en oppakt dan krijg je een enorm lange to do lijst. En denk maar niet dat je die lijst afkrijgt.

Soms wordt werkdruk wel eens vergeleken met drinken uit een brandkraan. Het is onmogelijk. Het meeste werk dat binnenkomt moet gewoon gedaan worden. Maar niet alles! Hier valt echt winst te behalen. Wat je hierbij enorm kan helpen is het stellen van de volgende vraag. 

MOET IK HET NU DOEN?

Is dat het? Ja! Dit is een training time management in 1 zin 😉 Het geheim zit hem namelijk in elk woord van de zin. Elk woord betekent weer een andere actie of toepassing.

[MOET] ik het nu doen?

MOET – Vraag jezelf af of er écht sprake is van moeten. Heb je een keuze en mag je ook ‘nee‘ zeggen? Behoort het verzoek wel tot je takenpakket? Durf door te vragen als iets moet. Wie bepaalt of iets moet? Is dat een harde afspraak of een ongeschreven regel? Bij twijfel kun je de vraag stellen: Waar staat dat?” 

TIP:
Wees er van bewust wat tot jouw takenpakket hoort en wat niet

Moet [IK] het nu doen?

IK – Ben jij de persoon die deze taak moet doen? Nogmaals, behoort het verzoek wel tot jouw takenpakket? Of kan het beter door iemand anders worden gedaan? Kan degene die het aan je vraagt de taak niet beter zelf doen? Moet jij andermans problemen oplossen omdat hij of zij zijn zaken niet goed regelt? Het is van belang dat je jezelf dit soort vragen stelt. Als je het verzoek accepteert dan krijg je het nog drukker in je hoofd en wordt je to do lijst nog langer. 

Wat ook vaak voorkomt is dat men een verzoek bij jou neerlegt omdat ze dat gewend zijn. Je deed daar nooit echt moeilijk over (ook al dacht je wellicht iets anders). Wat heeft die persoon er zelf eigenlijk al aan gedaan? Wees kritisch en neem de taak niet gelijk over. Doorbreek het patroon van ja zeggen en zeg vaker nee

TIP:
Delegeer waar nodig en zorg ervoor dat je helder hebt wie de probleemeigenaar is.

Moet ik [HET] nu doen?

HET – Waar gaat ‘het’ precies om? Zorg dat het helder is wat er wordt gevraagd, zodat je niet meer doet dan nodig is. Ga de vraag niet interpreteren, maar stel gewoon de vraag: “Wat bedoel je precies?” 

Wanneer iemand lang van stof is, probeer deze persoon dan samen te vatten. ‘Dus als ik het goed begrijp dan verwacht je van mij dat ik ….?’. 

TIP: 
Vat iemand samen zodat je precies wat er van je wordt verwacht.

Moet ik het [NU] doen?

NU – Je krijgt een mail binnen met een rood uitroepteken. Deze afzender vindt blijkbaar dat het hoge prioriteit heeft, maar is dat ook zo? Wees kritisch als er wordt gestrooid met woorden als crisis, spoed en prioriteit. Vraag wanneer de taak af moet zijn en wat er precies van jou wordt verwacht.

De kans is groot dat je bezig bent met iets op het moment dat je zo’n ‘spoedverzoek’ binnenkrijgt. Laat jezelf niet afleiden en gek maken. Stel jezelf de vraag wat er gebeurt als je het niet gelijk oppakt. Uit de praktijk blijkt dat het 9 van de 10 keer echt niet dringend is. Trouwens, dringende mail bestaat sowieso al niet. Als het echt urgent is dan bellen ze wel. 

TIP: 
Hou in gedachten dat het echt zelden urgent is. Laat je niet gek maken. 

Moet ik het nu [DOEN]?

DOEN – Schat in of de taak belangrijk of urgent is.  Wat gebeurt er als je een onbelangrijke taak niet doet. Misschien kun je de taak uitbesteden (zie ‘IK’) of op een ander moment inplannen (zie ‘NU’). Kortom, je kunt kiezen uit doen, delegeren of dumpen.

TIP: 
Naast DOEN kun je ook dumpen of delegeren. 

Wat je jezelf bij élke taak moet afvragen

Nu weet je de nummer 1 vraag die je jezelf altijd moet stellen als je een mailtje of belletje krijgt. Hiermee kun je veel beter het kaf van het koren scheiden. Op een gegeven moment wordt je steeds beter in prioriteiten stellen, delegeren en specificeren wat je precies moet doen (en wanneer je het af moet hebben).


Haal het maximale uit je werkdag

Mentor Max verzorgt training, persoonlijke coaching en online cursussen in slimmer werken. Voor meer informatie bel naar 085-2460093 of vul onderstaand contactformulier in.


1 feb: HOCUS FOCUS (early bird t/m 31 dec) Sluiten

%d bloggers liken dit: