Mentor Max » Wat te doen als je veel aan je hoofd hebt

Wat te doen als je
veel aan je hoofd hebt

Heb je veel aan je hoofd? Heb je daardoor geen goed overzicht en vergeet je dingen? Heb je constant het gevoel dat je het druk hebt? In dit artikel krijg je een paar super praktische tips om er voor te zorgen dat je niets meer vergeet en dat het ook wat rustiger wordt in de bovenkamer.

Owja, helemaal vergeten

Stel je voor: Je zit achter de computer en je bent lekker bezig. Dan vraagt een collega iets aan je. Of je iemand wil terugbellen. ‘Ja is goed’, zeg je. De collega loopt weg en jij gaat snel weer verder met je werk, want je hebt het druk. Er komen mailtjes binnen en tussendoor beantwoord je ook een paar appjes. Aan het eind van de werkdag pak je je spullen en ga je naar huis. Onderweg schiet er in ene een gedachte te binnen. Shit! Je moest die persoon nog terugbellen. Maar ja, het is nu al te laat om te bellen. Balen.

Je hoofd als to do lijst

Het is niet relaxed als je iets vergeet, niet voor jou en ook niet voor de andere persoon om wie het gaat. Het gebeurt vaker dan je denkt. Je ‘vergeet’ iemand terug te bellen of je reageert niet op een mailtje door de drukte. Je hebt waarschijnlijk wel een to do lijstje, maar die heb je niet altijd bij de hand of je vergeet de taak erop te zetten.

Er is iets dat je altijd bij je hebt. Je hoofd. We gebruiken ons hoofd als vergaarbak voor dingen die we willen, mogen en moeten doen. Het mooie van onze hersenen is dat je er van alles in kunt stoppen. Er is alleen een probleem. De hersens zijn niet zo goed in het oprakelen van taken.

De bovenkamer lijkt een eigen willetje te hebben. Want wanneer schieten de ‘ow ja!’ gedachten meestal te binnen? Juist ja, op een moment dat je er niets mee kunt.

Slecht slapen én schuldgevoel

Je herkent het vast wel dat er iets te binnen schiet tijdens het reizen, douchen of als je in bed ligt. Het zou natuurlijk het mooist zijn als de ‘interne reminder’ komt op het moment dat je het nodig hebt. Maar zo werkt het niet.

Blijkbaar zijn je hersens met andere dingen bezig en wachten ze op een rustiger moment. Vaak schrik je je het lazarus als er zo’n gedachte binnenschiet. Het irritante van dat soort schrikmomenten is dat je er van baalt en je er op dat moment vaak niets mee kunt doen. Het kan je ook nog eens een schuldgevoel geven en er slecht door in slaap vallen.

Waanzinnig stel hersens

We kunnen de meest fantastische dingen dankzij onze hersens. We kunnen ontwerpen, koken, schrijven en programmeren. Het lukt alleen niet zo goed om ons te herinneren aan het kopen van brood op de terugweg. Kortom we gebruiken onze hersens ook daar een to do lijstje in op te slaan. Helaas werkt dat voor veel mensen niet. Daarom: Gebruik je hersens om óver dingen na te denken, niet om taken op te slaan.

Last van piekeren?

Ben je een piekeraar? Dan hou je je waarschijnlijk bezig met iets uit het verleden of de toekomst. Piekeren is op zich niet verkeerd, maar overmatig piekeren schiet zijn doel voorbij. Het maakt je depri en je slaapt slecht. Bij piekeren zit je dus constant ‘in je hoofd’. Lig je regelmatig wakker van iets? Blijf je maar malen in je hoofd?

Tips:

Gebruik een notitieboekje of
hou een journal bij. Leg die op je nachtkastje en gebruik het om van je af te schrijven. Zet hier een tijdlimiet op. Ga niet urenlang piekeren of pagina’s vol schrijven.
Gun jezelf een piekerkwartiertje. Zet een timer op een kwartier. Spreek met jezelf af om te stoppen met piekeren als de timer afgaat.

Moeite met knoop doorhakken?

Vind je het lastig om een keuze te maken? Het nadeel hiervan is dat je gaat uitstellen. Hoe langer je met iets wacht, des te meer je er ook als een berg tegen op kan gaan zien. Ga ik nou wel of niet die studie doen? Wel of niet verhuizen? Wel of niet scheiden? Wel of niet voor mezelf beginnen?

Tips:

Maak geen beslissing in je hoofd.
Zet het op papier en schrijf de plussen en minnen op. Dan heb je namelijk overzicht en wordt het gemakkelijker om een afweging te maken, prioriteiten te stellen en om uiteindelijk die knoop door te nemen.
Je kunt ook een mindmap maken om iets letterlijk in kaart te brengen.

Vergeet het maar 😉

Mensen die je moet terugbellen, het brood dat je moet halen, de boeken die je terug moet brengen naar de bibliotheek: kies voor een simpel middel dat jou het overzicht geeft.

Tips:

Kies voor een simpel notitieboekje
Gebruik een digitale takenmanager als ToDoist, ToDo (van Microsoft) of Trello (handig voor als je met anderen aan een project werkt.)
Je kunt jezelf een mailtje sturen
Mijn persoonlijke favoriet: vang je gedachten met de app Braintoss. Je kunt hiermee notitities, foto’s en spraakberichten maken en die naar je eigen mailadres sturen.

Wees een leeghoofd, doe een breindump

Heb je veel aan je hoofd, zowel werk als privé? Doe dan regelmatig een breindump. Het is heel simpel. Je pakt een vel papier en trekt een lijn door het midden. Links zet je WERK en rechts PRIVÉ (andersom mag natuurlijk ook.)

Neem een kwartiertje de tijd om álle losse eindjes in je hoofd op te schrijven. Je zult merken dat het eerst heel soepel gaat. Op een gegeven moment denk je dat je alles hebt genoteerd en dan schiet er alsnog iets te binnen (bijvoorbeeld: owja, de batterij van de rookmelder moet nog vervangen worden!)

Een breindump is geen to do lijst

Wanneer je er structureel voor zorgt dat je alles uit je hoofd haalt en op een lijst zet, dan behoud je het overzicht, vergeet je zo goed als niets meer en ervaar je meer rust. Het is wel een valkuil dat je de breindump lijst als een to do lijstje gaat beschouwen. Als het goed is dan heb je al een to do lijst. De breindump is er puur voor om even te inventariseren wat er allemaal in je hoofd zit.

Tips:

Zitten er concentratieklussen bij? Plan die in je agenda.
Staan er taken op? Zet die dan op je takenlijst.

Sluit je werkdag goed af

Het is slim om regelmatig een breindump te doen. Dit kun je elke dag doen aan het eind van je werkdag. Trek hier zo’n 10 minuutjes voor uit. Probeer in die laatste minuten van je werkdag geen nieuw werk meer op te pakken (een belletje plegen of je mail checken). Het is belangrijk dat je met aandacht je dag afsluit. Dit is wat je dan kunt doen:

Check je aantekeningen – staan daar nog acties op?
Loop je to do lijst door – is deze compleet?
Zitten er nog losse eindjes in je hoofd?
Hoe ziet mijn volgende dag eruit? Moet ik daar nog iets voor voorbereiden / klaarleggen / uitprinten?
Is mijn agenda up to date? Is er iets tussendoor gekomen waardoor je misschien het een en ander moet verschuiven?

Wat je ook kunt doen is 1 x per week alles even doorlopen. Time management expert David Allen noemt dit een wekelijkse reflectie. Zo zorg je er voor dat je een up to date overzicht hebt van alles en je hoofd is zo goed als leeg. Als je dit op vrijdagmiddag doet, dan ga je heerlijk het weekend in.

Kortom, wat te doen als je veel aan je hoofd hebt

Nu weet je dus dat je je hoofd niet als to do lijstje moet gebruiken. Gebruik daar iets anders voor. Het middel maakt niet uit, maar zorg er wel voor dat je zo min mogelijk middelen kiest en dat je het bijhoudt. Het heeft geen nut als je 3 kladblokken gebruikt, 2 takenmanagers en talloze post its in alle kleuren van de regenboog. Dan heb je teveel systemen. Less is more.

Hieronder nog even de tips op een rijtje.

Je kunt betere keuzes maken wanneer je ze hebt genoteerd (maak geen keuzes in je hoofd)
Beperk het piekeren tot een kwartier en schrijf op waar je over piekert
Gebruik je hoofd niet als to do lijst
Doe regelmatig een breindump
Sluit je werkdag goed af
Doe 1 x per week een wekelijkse reflectie

Over de schrijver

Max Ohlenschlager

Ik train teams en coach individuen in time management. Hierdoor heb je minder aan je hoofd en meer overzicht, kun je realistischer plannen en beter prioriteiten stellen, waardoor je meer voldoening uit je werkdag haalt.