Werkmail checken op je telefoon

Werkmail checken op je telefoon

Werkmail checken op je telefoon. Het lijkt zo handig. Je krijgt een notificatie bij elk mailtje dat binnenkomt. Zo heb je gelijk overzicht en blijf je bij, toch? Helaas heeft dat checken van je mail ook een averechts effect op je productiviteit. 

Lees hieronder het artikel of luister naar de podcast

Effe checken

Stel je voor. Je stapt net uit een overleg en je pakt je telefoon. Je ziet dat er nieuwe e-mailtjes zijn binnengekomen. Wat doe je? De kans is groot dat je gaat kijken. Je bent nieuwsgierig en je weet maar nooit of het belangrijk is. Je checkt de mails. Wat blijkt? De meeste mailtjes zijn niet belangrijk en je stopt je telefoon weer weg.

We zijn dwangmatig met onze telefoon bezig. Waarom doen we dit? Het is enorm lastig om deze notificatie (lees: prikkels) te negeren. We willen non-stop op de hoogte zijn en daarom checken we de hele dag onze telefoon. Hier is inmiddels een term voor bedacht, namelijk FOMO, the fear of missing out.  Yep, we zijn bang dat we iets missen. Aan de ene kant is het fantastisch dat we door alle apps altijd up-to-date zijn. Maar al dat checken heeft ook meerdere keerzijden.

Je gaat erdoor multitasken

Wat ben je aan het doen als je je mail even checkt? Zit je in een vergadering? Ben je aan het autorijden?
Ben je bezig met het schrijven van een document? Wanneer je na een nieuw bericht gaat kijken, dan onderbreek je waar je mee bezig bent. Je denkt dat je efficiënt bezig bent, doordat je tussendoor even je mail checkt. Helaas, multitasking is een mythe. Uit diverse onderzoeken blijkt dat multitasking niet werkt.

Je doet langer over de oorspronkelijke taak (waardoor je weer  gaat uitstellen)

De kans op fouten neemt toe

Je concentratie gaat ervan naar de knoppen

Bewaar je concentratie dus voor die ene taak waar je mee bezig bent. Dan is die taak sneller af en je levert ook betere kwaliteit.

Multitasking is een mythe

Het is dubbel werk

Als je een belangrijke mail ontvangt, dan reageer je gelijk. Als het minder belangrijk is, dan kan het wel wachten. De pest is, dat wanneer je later voor je laptop zit je weer je mail gaat checken. Dan komt die mail wéér voorbij.  Dat is dus dubbel werk, omdat je er de eerste keer niets mee hebt gedaan. Checken is dus niet hetzelfde als verwerken. Dubbel werk is zonde van je tijd én energie.

Het verpest je goede bui

Dit heb je vast wel eens meegemaakt. Je hebt een topdag en alles gaat voor de wind. Dan, krijg je een mailtje binnen op je smartphone. Je gaat kijken. Het is geen leuk bericht. Iemand geeft je ongezouten kritiek op iets wat je hebt gedaan. Dit komt nog wel eens voor bij mensen die hun werkmail op hun vakantiebestemming checken. Zit je lekker aan de rand van het zwembad, krijg je zo’n rotmail. De stemming slaat gelijk om. Het was beter geweest als je die mail niet had gechecked.

Het geeft je stress

We versturen meestal een e-mail aan iemand als we iets willen. Dus wat staat er  allemaal in je inbox? Juist ja, verzoeken, oftewel werk. Elke keer dat je je mail checkt op je telefoon, dan krijg je er weer werk bij. Dat geeft je constant het gevoel dat je het druk hebt en dat je werk nooit af is.

Het is verslavend

Elke notificatie van een nieuwe mail werkt als een beloning en dat geeft een kick. Die kick komt doordat ons lichaam dopamine aanmaakt wanneer we berichtjes checken. Doordat je na elke notificatie (stimulus) een beloning krijgt in de vorm van een mailtje (respons) ontstaat er een gewoonte. En deze (slechte) gewoonte werkt behoorlijk verslavend. Het is dus tijd om af te kicken. Daarom heb ik de volgende doodeenvoudige tip voor je: Verwijder je mailprogramma van je smartphone. That’s it. Check je mail alleen (op bepaalde tijden) als je op je laptop werkt.

Werkmail checken op je telefoon? Kap ermee.

Wat als er iets dringend is?

Ik durf te beweren dat dringende mail niet bestaat. Als er echt nood aan de man is, dan bellen ze je wel. Als je gelijk reageert op elke mail, dan hou je die verwachting ook in stand. Het is beter om een paar keer per dag je mail te checken. Ben je een dag veel op pad voor vergaderingen, bezoeken of andere afspraken? Stel je out of office in. Communiceer dat je vandaag buiten de deur bent en geen mail lees en beantwoord. Vermeld dat je binnen (bijv.) 48 uur reageert. Vermeld ook wat ze kunnen doen in geval van urgente zaken die echt niet kunnen wachten. Dat ze je dan beter kunnen bellen of dat ze contact opnemen met een collega of het secretariaat.

Als het echt spoed is dan bellen ze wel.

En als je toch bezig bent…

Het is even wennen, maar op een gegeven moment ervaar je rust. Dringende mail bestaat niet. De wereld vergaat niet als jij je mail niet gelijk checkt. Wanneer je de smaak te pakken hebt, dan kun je nog een stap verder gaan.

Zet de notificaties uit voor je social media
 Demp alle geluiden en notificaties voor je Whatsapp groepen.
 Verwijder een aantal social media apps van je smartphone. Is het nou echt noodzakelijk dat je Facebook, Twitter, LinkedIn, Snapchat, Pinterest, Whatsapp, Instagram op je smartphone hebt? Is het ook ok als je deze media af en toe op je laptop checkt?

Succes met afkicken. Hou in gedachten dat jij de baas bent over je concentratie en over de techniek.
Jij bepaalt wanneer je informatie tot je wilt nemen, niet andersom.


Haal het maximale uit je werkdag

Mentor Max verzorgt training, persoonlijke coaching en online cursussen in slimmer werken. Wil je even snel uit de brand worden geholpen? Vraag dan een gratis coachgesprek aan. Bel naar 085-2460093 of vul onderstaand contactformulier in.

%d bloggers liken dit: